آشنایی با ویژگی ها و اهمیت ساختار سازمانی

هر کسب و کار و شرکتی به صورت اجباری باید یک ساختاری داشته باشد. هر چند که در شرکت های کوچک بحث ساختار ممکن است نادیده گرفته شود و همه نیروها تحت نظر یک مدیر یا سرپرست به فعالیت مشغول باشند، ولی در سازمان های بزرگ بحث ساختار سازمانی اهمیت بسازیی دارد به نحوی که بحث موفقیت سازمان ها و دستیابی به اهدافشان ارتباط تنگاتنگی با ساختار آن سازمان دارد.

ساختار سازمانی یکی از عوامل مهم در موفقیت یک سازمان است. ویژگی های ساختار سازمانی باید به گونه‌ای باشد که بتواند به بهترین شکل از منابع و افراد استفاده کند و با تغییرات در بازار و محیط سازگار باشد. در این مقاله، ویژگی‌های اصلاح ساختار سازمانی شامل افزایش کارایی و بهره‌وری، افزایش توانایی تطبیق با تغییرات، افزایش انعطاف‌پذیری، بهبود کنترل و مدیریت، بهبود روابط داخلی و افزایش رضایتمندی کارکنان مورد بحث قرار گرفته است. بهبود هر یک از این ویژگی‌های ساختار سازمانی می‌تواند بهبود کلی عملکرد سازمان را به همراه داشته باشد.

نکات مهم در تعیین ساختار سازمانی

با توجه به اهمیت ساختار در هر سازمانی، قبل از هر کاری باید با عوامل مهمی که در تعیین این ساختار نقش دارند، آشنا باشیم. یک سری از نکات مهمی که در تعیین ساختار سازمانی اهمیت دارند و باید مد نظر قرار بگیرند، عبارتند از:

1.سلسله مراتبی: سازمان به صورت سلسله مراتبی و با اختیارات و مسئولیت‌های مشخص سازماندهی شده است.

2. تعیین مسئولیت‌ها: هر کارمند در سازمان مسئولیت‌های خاصی دارد که باید آن را انجام دهد.

3. تعیین اختیارات: هر کارمند در سازمان اختیارات خاصی دارد که برای انجام وظایف خود به آن نیاز دارد.

4. تعیین وظایف: هر کارمند در سازمان وظایف خاصی دارد که باید آن را انجام دهد.

5. تعیین ساختار سازمانی: ساختار موجود در یک سازمان باید به گونه‌ای باشد که بتواند به بهترین شکل از منابع و افراد استفاده کند.

6. تعیین شیوه‌های ارتباطات: شیوه‌های ارتباطات باید به گونه‌ای باشد که اطلاعات به بهترین شکل منتقل شود.

7. تعیین شیوه‌های انتقال اطلاعات: شیوه‌های انتقال اطلاعات باید به گونه‌ای باشد که اطلاعات به بهترین شکل منتقل شود.

8. تعیین سطح دسترسی: سطح دسترسی هر کارمند باید به گونه‌ای باشد که فقط به اطلاعاتی دسترسی داشته باشد که برای انجام وظایف خود لازم است.

9. تعیین مسیر ارتباطی: مسیر ارتباطی باید به گونه‌ای باشد که اطلاعات به بهترین شکل منتقل شود.

10. تعیین نقش‌ها: نقش‌ها باید به گونه‌ای تعیین شده باشند که هر کارمند بداند چه وظایفی در سازمان دارد.

11. تعیین محل مسئولیت: محل مسئولیت هر کارمند باید به گونه‌ای باشد که بتواند به بهترین شکل وظایف خود را انجام دهد.

12. تعیین نظام حقوق و دستمزد: نظام حقوق و دستمزد باید به گونه‌ای باشد که کارمندان متعهد به کار باشند.

13. تعیین سیاست‌های سازمانی: سیاست‌های سازمانی باید به گونه‌ای باشد که به بهترین شکل از منابع و افراد استفاده شود.

14. تعیین شیوه‌های ارزیابی: شیوه‌های ارزیابی باید به گونه‌ای باشد که به بهترین شکل عملکرد کارمندان ارزیابی شود.

15. تعیین شیوه‌های آموزش و پرورش: شیوه‌های آموزش و پرورش باید به گونه‌ای باشد که کارمندان بتوانند به بهترین شکل وظایف خود را انجام دهند.

16. تعیین سطح تخصص: سطح تخصص هر کارمند باید به گونه‌ای باشد که بتواند به بهترین شکل وظایف خود را انجام دهد.

17. تعیین مدیریت منابع انسانی: مدیریت منابع انسانی باید به گونه‌ای باشد که به بهترین شکل از منابع و افراد استفاده شود.

18. تعیین سیاست‌های بازاریابی: سیاست‌های بازاریابی باید به گونه‌ای باشد که به بهترین شکل از منابع و افراد استفاده شود.

19. تعیین سیاست‌های مالی: سیاست‌های مالی باید به گونه‌ای باشد که به بهترین شکل از منابع و افراد استفاده شود.

20. تعیین سیاست‌های توسعه: سیاست‌های توسعه باید به گونه‌ای باشد که به بهترین شکل از منابع و افراد استفاده شود.

استراتژی ساختار سازمانی باید به گونه‌ای باشد که به بهترین شکل از منابع و افراد استفاده شود و با هدف‌های سازمانی هماهنگ باشد. همچنین، باید قابلیت تغییر و تطبیق با تغییرات در بازار و محیط را داشته باشد. استراتژی ساختار سازمانی باید شامل تعیین مسئولیت‌ها، اختیارات، وظایف، سطح دسترسی، نقش‌ها، محل مسئولیت، سیاست‌های سازمانی، شیوه‌های ارزیابی، آموزش و پرورش، سطح تخصص، مدیریت منابع انسانی، سیاست‌های بازاریابی، سیاست‌های مالی و سیاست‌های توسعه باشد.

اصلاح ساختار سازمانی

در صورتیکه ساختار فعلی سازمان به اهداف تعیین شده منتهی نشود، باید مورد تجدید نظر و اصلاح قرار بگیرد تا دستیابی به اهداف میسر شود. برخی از مهمترین تاثیرات اصلاح ساختار سازمانی شامل موارد زیر است:

۱- افزایش کارایی و بهره‌وری: از طریق اصلاح ساختار ، کارایی و بهره‌وری سازمان افزایش می‌یابد و امکان بهره‌برداری بهینه از منابع فراهم می‌شود.

۲- افزایش توانایی تطبیق با تغییرات: با اصلاح ساختار ، سازمان قابلیت تطبیق با تغییرات در بازار و محیط را پیدا می‌کند و می‌تواند به بهترین شکل از فرصت‌های جدید استفاده کند.

۳- افزایش انعطاف‌پذیری: در نتیجه اصلاح ساختار ، سازمان انعطاف‌پذیر تر می‌شود و می‌تواند به بهترین شکل به نیازهای مشتریان و بازار پاسخ دهد.

۴- بهبود کنترل و مدیریت: در نتیجه تغییر و اصلاح ساختار، کنترل و مدیریت سازمان بهبود می‌یابد و می‌توان به بهترین شکل از منابع و افراد استفاده کرد.

۵- بهبود روابط داخلی: با اصلاح ساختار سازمانی، روابط داخلی سازمان بهبود می‌یابد و همکاری و هماهنگی بین اعضای سازمان بهبود پیدا می‌کند.

۶- افزایش رضایتمندی کارکنان: آخرین پیام اصلاح ساختار ، افزایش رضایتمندی کارکنان افزایش و امکان ایجاد پیشرفت و رشد در شغل می باشد.

سخن پایانی

همانطور که مستحضر شدید، ساختار سازمانی نقش اجتناب ناپذیری در عملکرد کلی شرکت دارد و در صورتیکه ساختار فعلی نتواند شرکت را به اهداف تعیین شده هدایت کند، باید در ساختار آن تجدید نظر کرد. گروه متیس با بهره گیری از کارشناسان خبره در حوزه کسب و کار و ساختار سازمانی و با توجه به سابقه فعالیت در حوزه ساختار سازمانی، این امکان را برای شما عزیزان فراهم کرده است تا در تعیین ساختار مناسب با شرکت خودتان بتوانید از مشاوره های این شرکت بهره بگیرید و در صورت نیاز ساختار فعلی را تغییر دهید. این باور را داشته باشید که دستیابی به اهداف در یک چارچوب مناسب تر و بهتر لذت بخش تر و امکان پذیر تر خواهد بود. پس در اولین فرصت با ما ارتباط برقرار کنید، منتظر شما دوست عزیز هستیم.