بهبود کسب و کارهای کوچک از طریق برنامه ریزی عملیاتی

مقدمه

برنامه ریزی عملیاتی برای هر کسب و کار کوچکی ضروری است. بدون نقشه راه، زمانی که برای رسیدن به هدفی برنامه ریزی می کنید، گم خواهید شد. اما برای تدوین برنامه عملیاتی از کجا شروع کنید؟ پیچیده به نظر می رسد. اما برای شروع نیازی نیست که یک نابغه تجاری باشید. یک برنامه عملیاتی در مورد درک چشم انداز شما، ایجاد اهداف و تعیین مراحل مشخص برای تحقق آنها است. این راهنمای مفید به شما کمک می کند تا آن را به درستی انجام دهید.

 برنامه ریزی عملیاتی چیست؟

برنامه ریزی عملیاتی به ایجاد طرح کلی از فعالیت های یک بخش یا سازمان در ماه های آینده اشاره دارد.

این نشان می دهد که چگونه یک بخش یک پروژه خاص را که بخشی از تلاش بزرگتر در چشم انداز شرکت است، انجام می دهد.

یک استراتژی برنامه ریزی اهداف بزرگی را برای یک چشم انداز تعیین می کند، با وظایف عمده ای که باید در طول زمان انجام دهید تا به آن برسید، در حالی که یک برنامه عملیاتی به عنوان طرحی برای چگونگی تکمیل هر کار توسط یک بخش عمل می کند.

برنامه ریزی عملیاتی در مقابل برنامه ریزی استراتژیک: تفاوت چیست؟

یک برنامه عملیاتی با یک استراتژی برنامه از این جهت متفاوت است که برنامه دوم بیشتر به چشم انداز سازمان شما می پردازد، در حالی که برنامه ریزی عملیاتی به پیچ و مهره های کار و چگونگی انجام آن روز به روز می پردازد.

یک استراتژی برنامه ریزی عملیاتی به صورت بلندمدت مثلا برای 5 سال اینده ارائه می شود در مقابل برنامه عملیاتی به این نکات می پردازد مثلا در 6 سال آینده بر روی چه فعالیتی هایی کار خواهیم کرد؟

یک برنامه عملیاتی نیز بیشتر از برنامه استراتژیک که بر اهداف کل سازمان متمرکز است، بر بخش متمرکز است. زمان درگیر ممکن است متفاوت باشد. برنامه ریزی های عملیاتی سالانه معمول است، اما یک سازمان ممکن است برنامه ای را برای سه یا شش ماه آینده تنظیم کند.

مزایای برنامه ریزی عملیاتی

سازمان‌هایی که برای برنامه‌ ریزی عملیاتی و پروژه‌ای وقت نمی‌گذارند، اغلب از آن حمایت می‌کنند، به این معنی که در این راه با موانعی مواجه می‌شوند و در دستیابی به اهداف کلی شکست می‌خورند یا هزینه کسب و کار آن ها هدر می رود.

در اینجا سه ​​مزیت اصلی برای انجام صحیح این برنامه ریزی وجود دارد:

1. احتمال موفقیت را بیشتر می کند

تعیین اهداف بلندپروازانه به عنوان یک سازمان مهم است، زیرا به شما چیزی برای حرکت به سمت آن می دهد. اما شما بدون یک برنامه عملی و واقع بینانه به این اهداف نخواهید رسید. پیش نویس یک برنامه عملیاتی احتمال موفقیت سازمان را بیشتر می کند.

2. کار تیمی و همکاری را بهبود می بخشد

با داشتن یک برنامه عملیاتی، همه نقشی دارند و هم تیمی ها روی انگشتان یکدیگر قدم نمی گذارند. این طرح تعیین می کند که چه کسی مسئول چه چیزی است و انتظارات را در مورد چگونگی و زمان تحقق این وظایف تعیین می کند.

3.  بهره وری را افزایش می دهد

هر کس وقتی راهنمایی مناسبی در مورد کاری که باید انجام دهد داشته باشد بهره وری بیشتری دارد. یک برنامه عملیاتی این جهت را در اختیار تیم شما قرار می دهد. آنها می دانند که از آنها چه انتظاری می رود و نتایج قابل تحویل را درک می کنند. آنها زمانی که چشم انداز را درک کنند و به آن ایمان داشته باشند، انگیزه بیشتری برای انجام کار خواهند داشت.

انواع طرح های عملیاتی

احتمالاً از دو نوع برنامه ریزی عملیاتی استفاده خواهید کرد: یکبار مصرف و ایستاده. طرح یکبار مصرف یک برنامه عملیاتی است که به یک پروژه خاص مربوط می شود و پس از تکمیل پروژه کنار گذاشته می شود. زمانی که پروژه با پروژه دیگری مطابقت ندارد یا احتمال اینکه بعدا دوباره مورد استفاده قرار نگیرد، از این استفاده کنید. شما می توانید آن را به تناسب پروژه فردی سفارشی کنید.

برنامه دائمی یک برنامه عملیاتی است که به طور مکرر مورد استفاده قرار می گیرد. یک بخش از این برای پروژه ها یا کارهایی که به طور مکرر ظاهر می شوند استفاده می کند. داشتن این برنامه ها به این معنی است که مجبور نخواهید بود هر بار چرخ را دوباره اختراع کنید، اما کمی انعطاف پذیری را قربانی خواهید کرد.

چگونه یک برنامه ریزی عملیاتی برای کسب و کار کوچک خود ایجاد کنید؟

یک طرح عملیاتی ساده است، اما زمان کافی را برای پیش نویس آن اختصاص دهید از کوتاه کردن آن خودداری کنید. این پنج مرحله اساسی می تواند به شما کمک کند تا خودتان را بسازید:

مرحله 1: چشم انداز سازمان خود را بررسی کنید

هر پروژه سازمانی پله ای برای دستیابی به چشم انداز بزرگتر است، بنابراین قبل از شروع کسب و کار و هر پروژه ای آن چشم انداز را بشناسید و درک کنید. سازمان شما در حال تلاش برای انجام چه چیزی در سطح کلان است؟ با رهبران صحبت کنید و آنچه را که آنها مهم می دانند را دریابید. سپس به این فکر کنید که چگونه پروژه شما با آن تصویر بزرگتر مطابقت دارد.

راهنمایی سریع:

از رهبری بپرسید که موفقیت از نظر آنها چگونه است: غالباً تصور مدیر بخش از موفقیت با ایده رهبری سازمانی متفاوت به نظر می رسد. این تعجب آور نیست، زیرا رهبری بر تصویر بزرگ متمرکز است در حالی که چشم انداز دپارتمان کمی محدودتر است. از رهبری بپرسید که آنها فکر می کنند موفقیت برای پروژه شما چگونه است تا حدس نزنید.

یک چشم انداز برای بخش خود ایجاد کنید: پس از آن مکالمه، پیش نویس را تهیه کنید. چشم اندازی برای بخش شما که کاملاً با چشم انداز سازمان همسو باشد – مانند نسخه محلی آن. همانطور که آن را پیش نویس می کنید، دائماً آن را با چشم انداز سازمانی مقایسه کنید و در صورت لزوم تنظیمات را انجام دهید. این اطمینان حاصل می کند که قبل از شروع پروژه تمرکز مناسبی دارید.

مرحله 2: اهداف و استراتژی را تعریف کنید

اکنون که فهمیدید وظایف شما در چه قسمتی قرار می گیرد، متوجه شوید که اهداف این پروژه خاص باید چه باشد. سپس یک استراتژی در مورد اینکه چگونه به عنوان یک بخش به آنجا خواهید رسید، تهیه کنید. در این مرحله از فرآیند برنامه ریزی عملیاتی، محدوده کاری را پیش نویس کرده و ذینفعان را شناسایی کنید.

راهنمایی سریع:

از نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده کنید: نرم‌افزار می‌تواند به شما کمک کند معیارهایی را که در اهداف خود تعیین کرده‌اید ردیابی کنید تا ببینید آیا تیم شما آنها را برآورده می‌کند یا خیر. شما می توانید از ابزارهای مدیریت پروژه دیگر نیز برای کمک به شما در طول پروژه استفاده کنید.

از پروژه های گذشته به عنوان راهنمای خود استفاده کنید: یک نمونه طرح عملیاتی از پروژه قبلی که شبیه پروژه شما است را بررسی کنید. چه اشتباهاتی مرتکب شدند که می توانید از آنها درس بگیرید؟ آنها با چه جدول زمانی کار کردند و چقدر در رعایت آن موفق بودند؟

مرحله 3: فعالیت ها را برنامه ریزی کنید

با چشم انداز، اهداف، استراتژی عملیات و محدوده پروژه، اکنون می توانید به برنامه ریزی عملیاتی واقعی فعالیت ها بپردازید. شما باید خیلی مشخص باشید و برنامه های مشخصی را برای رسیدن به هدف نهایی مشخص کنید. اینها را به مراحل کوچک تقسیم کنید.

راهنمایی سریع:

به عقب کار کنید: با هدف شروع کنید و سپس تعیین کنید که مرحله قبل چگونه خواهد بود. به عنوان مثال، اگر هدف خود را “افزایش فروش به میزان 20٪” تعیین کنید، مرحله قبل ممکن است “پیش از 20٪ سرنخ بیشتر” و مرحله قبل از آن ممکن است “تولید 20٪ سرنخ بیشتر” و غیره باشد. هر مرحله بزرگتر می تواند زیرمجموعه هایی برای تجزیه بیشتر آنها داشته باشد.

شناسایی منابع: شما باید تمام لوازم، تجهیزات، آموزش و سایر منابعی را که برای انجام هر کار نیاز دارید فهرست کنید. بدون اینها شما عقب خواهید افتاد.

مرحله 4: نقش ها و مسئولیت ها را تعیین کنید

در مرحله بعد، نقش ها و مسئولیت ها را به اعضای تیم اختصاص دهید. افراد را بر اساس مهارت هایشان انتخاب کرده و به آنها اختصاص دهید. استراتژی های ارتباطی را تنظیم کنید تا همه در یک صفحه باشید. در مورد ساختارهای گزارش اعضای تیم و ضرب الاجل هایی که انتظار دارید آنها را رعایت کنند، دقیق باشید.

راهنمایی سریع:

با هر یک از اعضای تیم خود مشورت کنید: پس از اینکه برنامه ریزی عملیاتی را ترسیم کردید و مسئولیت ها را تعیین کردید، با اعضای تیم خود به صورت جداگانه برای بررسی روده ملاقات کنید.

آیا وظایف را به درستی تعیین کردید؟

آیا باید بر اساس جلساتی که با اعضای تیم انجام می دهید، وظایف را مجدداً تعیین کنید؟

پاداش موفقیت: با ارائه پاداش به تیم خود در صورت رسیدن به نقاط عطف مهم، انگیزه دهید: شاید یک جایزه یا افزایش حقوق، یا چیز ساده تر، مانند کارت هدیه.

مرحله 5: نظارت و تنظیم کنید

پیشرفت را زیر نظر بگیرید و در صورت لزوم تنظیم کنید تا مطمئن شوید همه چیز در مسیر درست است. تیم خود را به ضرب الاجل هایی که تعیین کرده اید نگه دارید و اگر ضرب الاجل را از دست دادید، برنامه ریزی عملیاتی را طوری تنظیم کنید که از مسیر خارج نشوید. پیش نویس گزارش های کاری را در طول پروژه تهیه کنید تا بتوانید عملکرد تیم را به درستی تجزیه و تحلیل کنید.

راهنمایی سریع:

انعطاف پذیر باشید: یک پروژه سفت و سخت محکوم به شکست است، بنابراین در اتاقی برای تنظیمات بپزید. مایل باشید برای اهداف مهم‌تر، اهداف کم‌اهمیت‌تر را کنار بگذارید و آماده باشید که افراد را در یک لحظه در نقش‌های مختلف قرار دهید.

یک جلسه بعد از پروژه داشته باشید: وقتی پروژه را به پایان رساندید، با تیم خود ملاقات کنید تا در مورد اینکه چه چیزی درست بوده و چه چیزی می تواند بهبود یابد صحبت کنید. دیدگاه مثبت داشته باشید و صداقت را تشویق کنید تا بتوانید فرصت هایی را برای اجرای پروژه بعدی بهتر شناسایی کنید.

زمانی را برای انجام درست برنامه ریزی های عملیاتی اختصاص دهید

نکته اصلی این است که یک برنامه عملیاتی علم موشکی نیست، بلکه باید کار را انجام دهید. یک برنامه عملیاتی خوب با جزئیات کامل ترسیم می‌شود و نیروی انسانی، منابع و گام‌های خاصی را که باید بردارید مشخص می‌کند. این چیزی نیست که بتوانید در نیم ساعت در وقت ناهار آن را حل کنید.

ساعت ها یا حتی روزها را برای انجام کارها، ملاقات با ذینفعان و رهبری، و ترسیم یک استراتژی، با مراحل اقدام دقیق، اختصاص دهید. ممکن است تلاش زیادی به نظر برسد، اما زمانی که بخش شما یک پروژه ستودنی را به موقع و با بودجه کامل انجام دهد، در نهایت نتیجه خواهد داد.

نتیجه گیری 

بسیاری از کسب و کارهای نوپا و جدید و حتی بیزینس هایی که قدیمی هستند باید سرمایه گذاری خوبی روی تدوین برنامه ریزی عملیاتی داشته باشند. در واقع از طریق این نوع برنامه ریزی هر قدمی که برمی دارید حساب شده خواهد بود و می توانید به اهداف سازمانی خود بدون مشکل دست پیدا کنید. هدف اصلی از بین بردن اشتباهات و حفظ سرمایه کاری است. چراکه شما بودجه و سرمایه اولیه ای که برای کسب وکار در نظر میگیرید انتظار دارید که پس از مدتی چند برابر شود. با تعیین وظایف در یک مجموعه کاری از طریق برنامه ریزی عملیاتی میتوان چشم انداز موفقیت آمیز را در مراحل بعدی داشت. در این حوزه کارشناسانی که تخصص لازم در حوزه مدیریت، مشاوره کسب وکار و حتی اقتصاد دارند میتوانند نقشه راه ایده آلی را برای شما ترسیم کنم.