ساختار سازمانی منابع انسانی: چیست و چگونه برای کسب و کار خود ایجاد کنید؟

اندازه و ساختار کسب و کارها در صنعت مختلف متفاوت است و منابع انسانی یکی از وظایف ضروری در هر کسب و کاری است، هر تعداد نیرو داشته باشید؛ اما برای عملکرد بهینه، باید یک ساختار تیمی روشن وجود داشته باشد که هر فرد را قادر می سازد تا با نیازهای سازمان کنار بیاید. ساختار سازمانی منابع انسانی به دپارتمان‌های منابع انسانی و کارمندان شما کمک می‌کند تا به راحتی آن را مدیریت کنید.

کاربرد ساختار سازمانی منابع انسانی چیست؟

ساختار سازمانی منابع انسانی یک نمودار بصری از ساختار داخلی بخش منابع انسانی است؛ این شامل نام کارکنان، نقش ها و مسئولیت های اصلی آنها و روابط و سلسله مراتب بین آنها است. نمودارهای سازمانی اغلب در سطح شرکت و همچنین در بخش های خاصی مانند منابع انسانی استفاده می شود.

هدف از ساختار سازمانی و پیاده سازی استراتژی ساختار سازمانی منابع انسانی کمک به منابع انسانی و کل سازمان شما است تا ساختار بخش را در قالب بصری درک کنند. مشخص است که چه کسی گزارش می دهد و اطلاعات را دریافت می کند و هر کس کدام بخش را از منابع انسانی مدیریت می کند.

این کار باعث می‌شود رهبران کسب ‌و کار راحت‌تر ببینند که آیا استراتژی‌ ساختار سازمانی اجرا می‌شوند و اهداف برآورده شده‌اند یا خیر و به کارکنان کمک می‌کند تا نقش‌های خود را در رسیدن به آن اهداف درک کنند. ساختار سازمانی و استراتژی ساختار سازمانی به شما کمک می کند به راحتی تشخیص دهید که چگونه بخش منابع انسانی شما می تواند بیشتر رشد کند.

نمونه های ساختار سازمان منابع انسانی

ساختار سازمانی منابع انسانی شما بسته به اندازه سازمان شما می تواند متفاوت باشد. بنابراین، بسیاری از سازمان‌ها قبل از تدوین ساختار و اجرا استراتژی ساختار سازمانی در این بخش خود، نسبت منابع انسانی به کارکنان خود را در نظر می‌گیرند.

نسبت کارمندان بالا (بسیاری از پرسنل منابع انسانی شاغل در سازمان) می تواند نشان دهنده کارایی پایین در نحوه ارائه خدمات منابع انسانی باشد. با این حال، نسبت منابع انسانی به کارکنان می تواند تحت تأثیر بسیاری از عوامل دیگر، از جمله فناوری، نقش منابع انسانی، کنترل بودجه و بودجه، صنعت، اندازه سازمان و اتحادیه و قراردادهای جمعی باشد.

در یک کسب ‌و کار کوچک یا استارت‌آپ، ممکن است یک نفر وجود داشته باشد که تمام امور مربوط به منابع انسانی را مدیریت کند. در حالی که در یک سازمان بزرگ، هر یک از اعضای تیم منابع انسانی ممکن است یک وظیفه حیاتی داشته باشد که تنها مسئول آن است.

زمانی که بخش منابع انسانی در فرایند کاری خود دچار ریسک ها و تهدیداتی شود و نتواند آن را بهبود ببخشد یکی از اقدامات موثز در جهت بهبود فرایند های و بازنگری دوباره اصلاح ساختار سازمانی در بخش خود است.

نقش های کلیدی

یک سازمان بزرگ بیشتر نقش ها را در یک کسب و کار متوسط ​​حفظ می کند، اما احتمالاً مدیریت تصمیم به اصلاح ساختار سازمانی بگیرد و وظایف کمتری را به هر کارمند منابع انسانی اختصاص می دهد.

نقش های اضافی منابع انسانی در یک سازمان بزرگتر ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• مدیر ارشد منابع انسانی (CHRO)
• شریک تجاری منابع انسانی (HRBP)
• کارشناس اطلاعات منابع انسانی (HRIS)
• مدیر آموزشی/L&D
• مربی

نحوه ایجاد ساختار سازمانی منابع انسانی

همانطور که در بخش قبل بررسی کردیم، کارآمدترین راه برای سازماندهی یک تیم منابع انسانی در سازمان‌های بزرگ، ایجاد واحدهای مجزای اختصاص داده شده به یک عملکرد متفاوت است که باید یک رهبر تیم و یک نفر منابع انسانی وجود داشته باشد.

حتی اگر یک سازمان کوچک تا متوسط ​​دارید، همچنان عملی است که هر فردی به یک کارکرد متفاوت اختصاص داده و بر آن تمرکز کند.

۱. وظایف منابع انسانی را در سازمان خود شناسایی کنید

در اینجا برخی از عملکردهای معمول منابع انسانی آورده شده است:

استخدام

این کارکنان در درجه اول مسئول جذب، غربالگری و انتخاب استعدادهای جدید برای هر جایگاه خالی در سازمان هستند. آنها یک برنامه استراتژی استخدام برای تیم طراحی خواهند کرد، به دنبال و شناسایی موقعیت های خالی، نوشتن شرح شغل، ایجاد لیست مشاغل، مرور رزومه، انجام مصاحبه، ارائه پیشنهاد پیشنهادی به متقاضیان منتخب و مذاکرات حقوق و دستمزد خواهند بود.

عناوین شغلی رایج در عملکرد استخدام و استخدام عبارتند از:

• استخدام کننده
• هماهنگ کننده استخدام
• متخصص جذب نیروی انسانی
• دستیار منابع انسانی
• منابع
• متخصصان برندسازی کارفرما
• کارشناس اطلاعات منابع انسانی (HRIS)

یادگیری و توسعه

تیم یادگیری و توسعه مسئول به حداکثر رساندن عملکرد کارکنان با ارائه فرصت‌های آموزشی مداوم برای برآورده کردن KPIها است. آموزش ممکن است با کارمندان موجود و همچنین متقاضیان تازه استخدام شده قبل از اولین روز آن ها انجام شود. مسئولیت‌ها شامل توسعه یا یافتن دوره‌ها و کارگاه‌های آموزشی مؤثر، ایجاد مواد و ارزیابی‌های پشتیبانی است.

عناوین شغلی رایج در عملکرد یادگیری و توسعه عبارتند از:

• متخصص L&D
• مربی
• هماهنگ کننده آموزش
• متخصص آموزش
• رهبر آموزش
• مدیر آموزش
• متخصص منابع
• متخصص منابع انسانی

متخصصین منابع انسانی

متخصصان منابع انسانی مسئول مدیریت وظایف روزانه هستند، از جمله نگهداری و به روز رسانی هرگونه سوابق و پایگاه داده، تشکیل پرونده، ارسال آگهی های شغلی، زمان بندی مصاحبه، و هر چیز دیگری که در صورت لزوم و در صورت لزوم مرتبط است.

عناوین شغلی رایج در این تابع عبارتند از:

• متخصص منابع انسانی
• مدیر منابع انسانی
• هماهنگ کننده منابع انسانی
• مدیریت سرمایه انسانی (HCM)

مدیریت سرمایه انسانی مسئولیت کلیه فرآیندهای مرتبط با مدیریت افراد درون سازمان را به مؤثرترین و کارآمدترین روش بر عهده دارد. وظایف شامل ایجاد و توضیح بسته های پاداش، ارزیابی نسبت کارکنان، مدیریت عملکرد کارکنان، تنوع، و شمول است. گاهی اوقات نیز وظیفه HCM حفظ سیستم های اطلاعات منابع انسانی است.

عناوین شغلی رایج در عملکرد مدیریت سرمایه انسانی عبارتند از:

• کاردان مدیریت سرمایه انسانی
• مشاور مدیریت سرمایه انسانی
• کارشناس مدیریت سرمایه انسانی
• تحلیلگر مدیریت سرمایه انسانی
• روابط کارمندان

افراد روابط کارمند برای مدیریت تعاملات بین کارفرمایان و کارمندان وجود دارند؛ این شامل هر چیزی در طول فرآیند ورود، مدیریت اختلافات کارکنان و مسائل انضباطی است. آنها همچنین مسئول مدیریت روابط با هر کارمند موقت، انجمن های صنفی و اتحادیه های کارگری هستند.

یک مدیر روابط کارکنان نیز بر تلاش‌های مدیریت عملکرد نظارت می‌کند و هر گونه تغییر خط‌مشی را در صورت صلاحدید و در صورت صلاحدید برای تأیید توصیه می‌کند.

عناوین شغلی رایج در عملکرد روابط کارکنان عبارتند از:

• متخصص کارمند
• کارشناس روابط کار
• نماینده منابع انسانی
• مسئول روابط کارکنان
• پاداش و مزایا

عملکرد غرامت و مزایا برای توسعه بسته‌های پرداخت و غرامت رقابتی در حین برآورده کردن بودجه‌های تعیین شده و مدیریت حقوق و دستمزد وجود دارد؛ این شامل دستمزد، حقوق، پاداش، و هر گونه مزایا (به عنوان مثال، بیمه درمانی، ماشین شرکت، و غیره).

بسته های پاداش باید با سازمان های مشابه مقایسه شود و بر اساس آن تنظیم شود تا اطمینان حاصل شود که برای کارمندان و متقاضیان جدیدی که می خواهند استخدام کنند، جذاب و مرتبط است.

همچنین این مسئولیت آنهاست که اطمینان حاصل کنند که همه کارمندان و تازه استخدام شده‌ها بسته پاداش و مزایای خود را درک می‌کنند و می‌توانند به هر سؤالی که پیش می‌آید پاسخ دهند.

عناوین شغلی رایج در عملکرد پاداش و مزایا عبارتند از:

• مدیر حقوق و دستمزد و مزایا
• متخصص حقوق و دستمزد
• تحلیلگر حقوق منابع انسانی
• تحلیلگر مزایای منابع انسانی
• مدیر جبران خسارت

سلامت و امنیت

عملکرد ایمنی و بهداشت برای اطمینان از آگاهی و پایبندی کل سازمان به بهترین شیوه های ایمنی و بهداشتی به روز وجود دارد؛ این شامل مدیریت هر گونه آموزش مورد نیاز، روش های تخلیه آتش سوزی و گواهینامه های لازم کارکنان است.

عناوین شغلی رایج در عملکرد پاداش و مزایا عبارتند از:

• مسئول ایمنی و بهداشت
• مدیر انطباق

باید حداقل یک مدیر و به طور بالقوه بسیاری از دستیاران و متخصصان وجود داشته باشد که در هر عملکرد اصلی به آنها گزارش دهند. سازمان‌های بزرگ‌تر نیز ممکن است تیم‌ها و حجم کاری را بر اساس مکان سازماندهی کنند.

۲. جزئیات کارکنان منابع انسانی خود را جمع آوری کنید

گام بعدی برای ایجاد ساختار سازمانی منابع انسانی، افزودن جزئیات کلیدی برای هر یک از اعضای تیم منابع انسانی است که این ممکن است شامل نام، نقش، تصویر و آدرس ایمیل شخص باشد.

۳. از یک ابزار مناسب برای ایجاد نمودار خود استفاده کنید

چندین ابزار وجود دارد که می توانید برای ایجاد ساختار سازمانی منابع انسانی خود از آنها استفاده کنید.

۴. آن را در دسترس قرار دهید

هنگامی که طراحی چارت خود را کامل کردید، وقت آن است که آن را برای همه افراد داخل سازمان قابل مشاهده کنید. اگر یک پورتال آنلاین دارید که همه کارکنان به آن دسترسی دارند، آن را در جایی قرار دهید که دسترسی به آن آسان باشد و یک ایمیل ارسال کنید تا همه بدانند کجاست.

آن را در بسته های خوش آمدگویی برای کارکنان جدید قرار دهید.

چارت سازمانی منابع انسانی شما به کارکنان شما کمک می کند تا دقیقاً بدانند که برای چه چیزی باید با چه کسی تماس بگیرند و همچنین به تیم منابع انسانی شما کمک می کند تا مسئولیت های اصلی خود را درک کنند.

۵. ساختار سازمانی منابع انسانی خود را به طور منظم به روز کنید

یک بار یک چارت سازمانی منابع انسانی ایجاد نکنید و سپس آن را فراموش نکنید و زمانی که کارمندان منابع انسانی نقش خود را تغییر می‌دهند یا سازمان را ترک می‌کنند و کارمندان جدید وارد می‌شوند، این سند باید مرتباً به‌روزرسانی شود. ممکن است بخواهید این کار را به یکی از اعضای تیم خاص محول کنید تا از انجام آن اطمینان حاصل کنید.

ساختار سازمانی منابع انسانی فرصتی برای رشد است

یک نمودار سازمانی منابع انسانی واضح و دقیق، شفافیت بیشتری را به کارمندان شما ارائه می‌کند و به شما کمک می‌کند فرصت‌های حیاتی برای رشد در ساختار فعلی منابع انسانی خود را مشخص کنید. اگر هنوز یکی را ندارید، مراحل ساده ما را در بالا دنبال کنید و امروز خود را ایجاد کنید.