آیا کسب و کارهای کوچک به ساختار سازمانی نیاز دارند؟

با این حال، اهمیت ساختار سازمانی کسب و کار کوچک از آنجا مشخص می شود که اگر ساختار سازمانی مشخصی وجود نداشته باشد، استارتاپ ها نیز می توانند مکان هایی ناکارآمد و گیج کننده برای کارمندان باشند.

کسب و کارهای کوچک (کمتر از ۲۰ کارمند یا بیشتر) می توانند چند مزیت رقابتی نسبت به همتایان بزرگتر خود داشته باشند.

آنها می توانند:

• زیرک تر و پاسخگوتر باشید،
• ایجاد تغییرات نسبتا سریع و محلی،
• به مشتریان نهایی خود نزدیک تر باشند،
• جلسات خسته کننده کمتری برگزار کنید و کمتر «سیاست اداری» داشته باشید، و
• محل های کاری باشند که کارکنان بتوانند نقش مهم تری از کل تصویر را احساس کنند.

ساختار سازمان کسب و کار کوچک چیست؟

ساختار سازمانی یک کسب و کار کوچک نقش های کارکنان را مشخص می کند و سلسله مراتب گزارش را در کسب و کار شما تعریف می کند. نمودار سازمانی برای کسب و کارهای کوچک نمایشی بصری از آن سلسله مراتب را ارائه می دهد.

با این حال، در یک کسب و کار کوچک، ممکن است تعجب کنید که آیا به نمودار سازمانی نیاز دارید یا خیر.

چرا به ساختار سازمانی استارتاپ ها نیاز دارید؟

در یک سازمان کوچکتر، احتمال بیشتری وجود دارد که بدانید چه کسی به چه کسی گزارش می دهد، چه کارمندانی مسئول هستند و یک زنجیره فرماندهی مشخص دارید.

بنابراین، چرا به یک نمودار سازمانی کسب و کار کوچک نیاز دارید؟ دلایل مختلفی وجود دارد …

۱. ساختار تعریف شده

فقط به این دلیل که ساختار را می دانید به این معنی نیست که همه کارمندان شما این کار را انجام می دهند، به خصوص اگر در کسب و کاری هستید که جابجایی کارکنان را تجربه می کند. نمودار سازمانی کسب و کار کوچک به کارمندان جدید این امکان را می دهد که ببینند در کجا مناسب هستند و ساختار گزارش شما را درک کنند.

۲. بهره وری کسب و کار

حتی در سازمان های کوچک، دانستن نحوه عملکرد ساختار برای کارمندان می تواند گیج کننده باشد.

هر زمان که آنها خارج از زنجیره فرماندهی خود باشند یا نگرانی ها را به شخص اشتباهی منتقل کنند، ناکارآمدی ایجاد می کند. در شرکت‌هایی که تمایل دارند خطوط بین بخش‌ها یا مدیران را محو کنند، ممکن است کارمندان را متعجب کند که وقتی اطلاعات متناقضی وجود دارد به چه کسی گوش دهند.

نمودار سازمانی شفافیت را برای کارمندان فراهم می کند.

این امر به ویژه برای کسب و کارهای کوچک که اعضای تیم اغلب مجبور هستند در مورد درخواست های مشتری سریع تصمیم بگیرند بسیار مهم است. با یک ساختار تعریف شده، همه می دانند که چه تصمیمی می تواند اتخاذ شود و توسط چه کسی و چه کسی می تواند اختیارات را تفویض کند.

۳. هماهنگی

نمودارهای سازمانی بیشتر از اینکه به کسی که گزارش می دهند، بگویند. آنها می توانند به تعیین مسئولیت ها و وظایف کمک کنند.

وقتی کارکنان بدانند که اعضای مختلف تیم چگونه با یکدیگر ارتباط دارند و به موفقیت سازمان کمک می کنند، می توانند از تضادها و کارهای تکراری جلوگیری کنند.

در پروژه هایی که نیاز به هماهنگی بین عملکردی دارند، یک نمودار سازمانی به شما کمک می کند تا این هماهنگی را ساده کنید تا بتوانید زمان بیشتری را روی نتایج متمرکز کنید.

۴. شناسایی ذینفعان

ساختار سازمانی کسب و کار کوچک به کارکنان کمک می کند تا فوراً بدانند چه کسی برای بخش خاصی از عملیات یا وظیفه تصمیم گیرنده است. این به تیم‌ها کمک می‌کند تا بفهمند چه کسی اختیار نهایی را در مورد مسائل دارد و چه کسی باید بخشی از انتقال دانش باشد تا بتواند در جریان آن بماند.

۵. شکاف در ساختارهای سازمانی

نمودار سازمانی کسب و کار کوچک همچنین به شما کمک می کند شکاف ها یا حفره ها را در ساختار سازمانی خود مشاهده کنید.

عملکردهایی که اختصاص داده نشده اند یا مناطقی که هیچ کس مسئولیتی در آن ندارد، هنگام مشاهده نمودار بیشتر مشهود است.

۶. مدیریت تغییر

ساختارهای سازمانی همچنین به کسب و کارها در دوره های رشد یا تغییر کمک می کند. وقتی افراد می‌آیند و می‌روند، به وظایف جدید منتقل می‌شوند یا به مناطق دیگر منتقل می‌شوند، به کل تیم کمک می‌کند تا تأثیر تغییرات را درک کنند تا بتوانند سریع‌تر وفق دهند.

در محیط کسب‌وکار در حال تحول امروز و تغییر رفتار مصرف‌کننده، یک ساختار سازمانی می‌تواند به شما در ارزیابی بهتر تأثیر تغییر بر کسب‌وکارتان کمک کند.

۷. تیم های از راه دور

نمودار سازمانی با توجه به ظهور کارمندان از راه دور و کارکنان کار از خانه اهمیت فزاینده ای پیدا کرده است.

در بسیاری از مشاغل کوچک، کارمندان جدید هرگز با سایر اعضای تیم رو در رو ملاقات نکرده اند یا در یک مکان با هم نبوده اند. نمودار سازمانی به کارمندان از راه دور کمک می کند تا ساختار را بهتر هدایت کنند.

انواع ساختار سازمانی کسب و کار کوچک

در حالی که انواع مختلفی از نمودارهای سازمانی وجود دارد که می توانید ایجاد کنید، اکثر مشاغل کوچک روی یکی از این سه نوع تمرکز می کنند:

۱. عملکردی

ساختارهای سازمانی عملکردی رایج ترین نوع نمودار سازمانی برای مشاغل کوچک و احتمالاً آن چیزی است که بیشتر با آن آشنا هستید. ساختار توسط بخش ها یا مناطق عملکردی سازماندهی شده است. آنها از بالا به پایین در یک ساختار هرمی آشنا جریان دارند. رئیس یا مالک با خطوط ارتباطی به گزارش‌های مستقیم در صدر قرار دارد و سپس بر کارمندان در هر منطقه عملکردی نظارت می‌کند.

۲. محصول

ساختار سازمانی متمرکز بر محصول، حوزه های مسئولیت محصولات را مشخص می کند. به عنوان مثال، یک شرکت حقوقی کوچک ممکن است وکلایی با زمینه های تخصصی داشته باشد.

نمودار سازمانی محصول همچنین ممکن است بین قانون کیفری، برنامه ریزی دارایی، ورشکستگی، قانون خانواده و آسیب شخصی تفاوت قائل شود. در حالی که وکلا ممکن است از موقعیت برابر در یک سازمان برخوردار شوند، آنها مسئول رهبری در حوزه تخصصی خود هستند.

۳. ماتریس

ساختار ماتریسی سطوح گزارش دهی را هم به صورت افقی و هم به صورت عمودی فراهم می کند.

کارمندان ممکن است به یک گروه عملکردی مانند بازاریابی تعلق داشته باشند و همچنین بخشی از تیمی باشند که از توسعه محصول جدید پشتیبانی می کند. منطقه توسعه محصول ممکن است دارای چندین گروه یا اعضای گروه به عنوان بخشی از ساختار سازمانی آنها باشد.

این نوع نمودار سازمانی به جای مدیران بخش، بیشتر بر روی تیم ها و رهبران تیم تمرکز می کند. اعضای تیم ممکن است نقش های مختلفی را در کسب و کار شما ایفا کنند اما برای پروژه ها گرد هم آیند. این ساختار، چه تعریف شده باشد و چه نباشد، در مشاغل کوچک رایج است که خطوط تار هستند زیرا همه باید کمی از همه چیز را انجام دهند.

۴. مشتری محور

برخی از کسب و کارهای کوچک ترجیح می دهند ساختار خود را بر اساس مشتریان ایجاد کنند تا اطمینان حاصل شود که سازمان ها نیازهای مشتریان خود را برآورده می کنند.

برای مثال، یک ارائه‌دهنده مراقبت‌های بهداشتی کوچک می‌تواند به تشریح مراحل مربوط به مراقبت از بیمار و اینکه چه کسی در هر مرحله از مراقبت، از دریافت تا درمان تا صدور صورت حساب، مسئول است، کمک کند.

در طول چرخه زندگی بیمار، نقش ها و مسئولیت ها بسته به جایی که آنها در طیف مراقبت قرار دارند تغییر می کنند. نمودار سازمانی به تعیین نقش ها و اینکه چه کسی در سازمان چه کارهایی را انجام می دهد کمک می کند.

شرکت های بزرگتر نیز ممکن است نمودار سازمانی خود را بر اساس دلایل جغرافیایی، مانند مناطق فروش یا مکان های فیزیکی، ساختار دهند.

هنگام ارزیابی انواع مختلف نمودارهای سازمانی، ممکن است از خود بپرسید که بهترین ساختار برای کسب و کار شما چیست؟ نوع ساختار سازمانی و نمودار سازمانی که انتخاب می کنید به نحوه عملکرد کسب و کار شما بستگی دارد.

چگونه یک ساختار سازمان کسب و کار کوچک ایجاد کنیم

همانطور که شروع به ایجاد نمودار سازمانی خود برای کسب و کار خود می کنید، باید اطلاعاتی را جمع آوری کنید، از جمله:

• اسامی و عناوین کارکنان
• موقعیت ها و نقش های کارکنان در سازمان
• ساختار گزارشگری
• حوزه های مسئولیت

سپس، نوبت به ایجاد ساختار خود می رسد.

شما می توانید یک نمودار سازمانی کسب و کار کوچک را تنها در چند مرحله آسان و به صورت رایگان با Functionly ایجاد کنید.

چه از یک الگوی از پیش ساخته شده استفاده کنید و چه بخواهید نمودار سازمانی خود را از ابتدا ایجاد کنید، به صورت کاربردی شروع و سپس استفاده را برای شما آسان می کند.

شما می توانید از بین سبک ها و انواع مختلف نمودارها را انتخاب کنید. می توانید به سرعت نمودارهای سازمانی را پر کنید و با استفاده از عکس های کارمندان طرح های زیبایی ایجاد کنید. با کشیدن و رها کردن انعطاف‌پذیری و قالب‌های پر کردن جای خالی، می‌توانید اطلاعات را وصل کنید و به Functionly اجازه دهید در عرض چند دقیقه یک نمودار سازمانی حرفه‌ای طراحی کند.

اگر نیاز دارید که مدل کسب و کار خود را به سرعت تغییر دهید، مانند انتقال به نیروی کار دورتر یا خدمات رسانی به مشتریان جدید، می توانید به سرعت یک نقشه راه طراحی کنید. این همان چیزی است که ما آن را “استراتژی سازمانی هوشمند” می نامیم.

شما می‌توانید هر تعداد سناریو مختلف را اجرا کنید تا به تعریف هر نوع سازمانی که تصور می‌کنید، با پیش‌بینی تغییرات آینده کمک کنید.