ساختار بخشی های مختلف سازمان و انواع آن

مقدمه

وقتی شرکت به یک اندازه خاصی از رشد می رسد و دارای تنوع محصول و تنوع بازار می‌شود، برای اعمال کنترل و هماهنگی بر عملیات و ایجاد مزیت رقابتی به ساختار چند بخشی (M-Form ) روی می آورد. ساختار بخش شامل تقسیم فعالیت‌ها می باشد به نحوی که در هر وقت به صورت جداگانه دارای سود و بازده مختص به خود است. شرکت اصلی مسئولیت‌ها را برای انجام فعالیت‌های روزمره تفویض کرده و برای هر بخش مدیر مخصوص انتخاب می‌کند.

به دلیل تنوع شرکت‌ها در سطح تجارت بین المللی این ساختار اغلب مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ بنابراین طراحی اثربخش این ساختار سبب افزایش عملکرد شرکت‌ها می‌شود و این ساختار برای همه شرکت‌ها به ویژه شرکت‌هایی که دارای عملکردهای متنوع هستند، یک ساختار مناسب محسوب می‌شود.

انواع ساختار بخشی سازمان

• ساختار بخشی بر اساس منطقه جغرافیایی
• ساختار بخشی بر اساس محصول
• ساختار بخشی بر اساس مشتری
• ساختار بخشی بر اساس فرایند

ساختار بخشی در چه مواردی اثر بخش است؟

به طور کلی باید گفت که ساختار بخشی در چهار مورد اثربخش است:

• اندازه شرکت بزرگ باشد.
• شرکت با تنوع محصول و تنوع بازار مواجه باشد.
• محیط شرکت بیش از حد پیچیده و پویا نباشد.
• استاندارد کردن محصولات و فرآیند ها مرتبط، در صورتی که در ساختار بخشی در داخل بخش ها استانداردسازی وجود داشته باشد.

مزایای ساختار بخشی:

• با واگذاری کامل اختیارات و مسئولیتهای تولید و فروش یک کالا یا خدمات خاص به یک واحد اهداف بخش با اهداف کلی سازمان همسو می شود
• وسیله ای برای تربیت مدیران ارشد سازمان می باشد.
• جو رقابتی در بین بخش ها ایجاد می‌شود و قادر خواهند بود محصولات جدیدتری تولید کنند.
• عملکرد ضعیف یک بخش تاثیر زیادی بر بخش دیگر نمی گذارد.
• به دلیل استفاده از ساختار وظیفه ای در درون بخش‌ها، بخش‌ها از مزایای صرفه جویی ناشی از مقیاس در برنامه ریزی جذب سرمایه و توزیع ریسک بهره می جویند.

نقاط قابل بهبود ساختار بخشی

• هزینه بسیار بالا به علت وجود مدیران و متخصصان زیاد واحدهای موازی در بخش ها.
• برای اعمال کنترل بر بخش ها باید متخصصینی در دفتر مرکزی شرکت گمارده شود که موجب افزایش هزینه می شود.
• به علت هماهنگی بین بخش‌ها، انتقال کارکنان با مشکل مواجه می شود و کارکنان چند مهارتی نمی شود.
• تعارض بین واحدها به علت استفاده نامتوازن از امکانات متمرکز شرکت.

پس بطور کلی و برای نتیجه گیری می توان گفت ساختار بخشی مبتنی بر استاندارد سازی برون داده‌ است و بخش میانی و کلیدی سازمان است. در این نوع ساختار سازمانی اگر چه فعالیت هایی از قبیل برنامه ریزی استراتژیک، فعالیت‌های مالی و برنامه ریزی نیروی انسانی در اختیار رئیس سازمان است اما بخش ها دارای استقلال نسبی هستند.

این نوع ساختار سازمانی می‌تواند مزایایی از قبیل تمرکز بر روی یک عملیات ویژه و پاسخگویی در برابر نتایج به دست آمده توسط هر بخش را به دنبال داشته باشد. در این ساختار افراد بر حسب تخصص منطقه جغرافیایی و یا محصول گروه بندی می‌شوند و با واگذاری اختیارات بیشتر به بخش ها می توانند به سازگاری و هماهنگی بیشتری دست پیدا کنند.

مزایا و معایب ساختار بخشی دریک نگاه

به زبان ساده می‌توان گفت که ساختار بخشی شامل یک سری معایب و  مزایا می باشد که این مزایا و معایب به طور کلی شامل موارد زیر هستند:

مزایا:

• افراد در موقعیت‌های جغرافیایی مختلفی کار می‌کنند و از محیط‌های کاری مختلف لذت می برند.
• ایده‌ها به اشتراک گذاشته شده و مهارت‌ها ارتقا می‌یابند، در نتیجه فرهنگ کار جمعی خلق می‌شود. بنابراین بهره‌وری کلی افزایش می‌یابد.

معایب:

• این ساختار بر یکپارچگی سازمان همانند یک کل تاثیر می‌گذارد.
• ماهیت خودمختار این ساختار اغلب منجر به تکرار عملکردها و منابع می‌شود.
• تقسیم بندی، مرزهایی بین بخش‌ها ایجاد می‌کند ‌و ممکن است منجر به ضعف هماهنگی بین واحدها شود.

عوامل تعیین کننده ی ساختار بخشی:

این عوامل چهار دسته هستند که به معرفی آنها و توضیح در مورد هر چهار مورد خواهیم پرداخت.

استراتژی:

پيتر دراک معتقد است که ساختار وسیله‌ای است برای حصول به اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت سازمان. از این رو هر نوع بحث و بررسی پیرامون ساختار باید با اهداف و استراتژی آغاز گردد.

 این سوال برای شما مطرح می‌شود که استراتژی چیست؟

استراتژی عبارت است از فرآیند تعیین اهداف بنیادی بلندمدت اتخاذ شیوه کار و تخصیص منابع لازم برای رسیدن به اهداف.

• اهداف به نتایج نهایی برمی‌گردد.
• استراتژی هم به نتایج نهایی و هم وسایل نیل به آن اشاره دارد.

دو نظریه مهم در مورد استراتژی:

۱_ حالت طرح ریزی( mode Planning ):  این نظریه استراتژی را به عنوان طرح یا یک رشته رهنمودهایی واضح و روشن تعریف می کند که از قبل تدوین شده است. بر این اساس مدیران مقصدی که می‌خواهند به آن برسند مشخص کرده و در راستای رسیدن به آن یک طرح اصولی و ساختارمند تدوین می‌کنند.

۲_حالت تکاملی(Evolutionary):  بر اساس این نظریه استراتژی الزامات طراحی اصولی و سنجیده نیست، بلکه در طی زمان به عنوان یک الگو در جریان تصمیمات مهم حضور پیدا می‌کند.( شرکتهای بازرگانی از این حالت تبعیت می‌کنند)

مزیت اصلی روش دوم در توانایی آن به منظور انطباق با استراتژی های ایستا و پویا است.

نظريه سنتي در مورد ارتباط استراتژی و ساختار:

نظریه چندلر ( Chandlev Alfved) : تغییرات در استراتژی شرکت‌ها منجر به تغییرات در ساختار آنها گردیده است. ساختار کارآمد برای یک سازمان با استراتژی تک محصولی ساختاری است که دارای تمرکز زیاد و رسمیت و پیچیدگی کم باشد.

نظريه معاصر در مورد استراتژی – ساختار:

 مایلز و ایسنا انواع چهارگانه سازمانهای استراتژیک بر مبنای میزان تغییر در محصولات با بازار یک سازمان را مطرح کردند.

سازمانهای استراتژیک مایلز و ایسنا

انواع چهارگانه سازمانهای استراتژیک مایلز و ایسنا شامل موارد زیر است:

۱_ تدافعی

۲_ آینده نگر

۳_ تحلیلگر

۴_ انفعالی

• سازمان تدافعی (Defender):

• با تولید تعداد محدودی از محصولات برای بخش کوچکی از کل بازار بالقوه ثبات را جستجو می کنند و ساختاری ایجاد می گردد که از تفکیک افقی بالا کنترل متمرکز و سلسله مراتب رسمی برای ایجاد ارتباطات برخوردار می‌ باشد.

• آینده نگران( Prospector):

• قطب مخالف توافق ها هستند و توانایی آنها در بهره جستن از فرصت‌های بازاریابی و تولید محصولات جدید است. در این سازمان ها نوآوری نسبت به سودآوری برتری دارد.
• ساختار سازمانی منعطف است و از رسمیت کمی برخوردار است و کنترل به صورت غیرمتمرکز انجام شده و ارتباطات مورب به اندازه ارتباطات عمومی وجود خواهد داشت. شرکت‌های آینده‌نگر اثربخش هستند.

• سازمانهای تحليگر ( Anatyzes ) :

• در تلاشند تا مشخص کنند که کدام یک از دو نوع وضعیت ذکر شده بهتر است. تحلیلگران حیات خود را با تقلید از دیگران طی می‌کنند.

• انفعالیها( Reactor ):

• یك استراتژی محدود و جزئی در پیش می‌گیرند و در پاسخ به محیط واکنش مناسب ارائه نمی‌دهند. این استراتژی انفعالی به علت عدم کارایی در عملکرد حذف گردیده است.

پیش بینی انواع استراتژی ها:

در پیش‌بینی انواع استراتژی ها از عنصر کلیدی در تئوری ساختار یعنی اینکه مدیران چگونه محیط را درک می کنند، بهره گرفته می شود. استراتژی، ارزیابی مدیریت از عدم اطمينان محيطی است.

محدوديتهای تعيين کننده بودن استراتژی

۱_ تاثیر در شکل دهی ساختار در اوایل دوره شکل گیری سازمان بیشتر است.

۲_ برخی سازمان ها، ساختارهای خود را با تغییر در استراتژی ها بعد از یک خلاء زمانی تطبیق می دهند (میزان فشار رقابتی). جایی که سازمانی با حداقل رقابت مواجه است این احتمال وجود دارد که یک بازه زمانی قابل توجه بین تغییر در استراتژی و تغییر در ساختار سازمانی وجود داشته باشد.

اندازه سازمان

 تعریف اندازه ی سازمان:

کيمبرلی بيان می کند که بزرگی سازمان دارای چهار عنصر یا چهار جزء است:

۱_ ظرفیت فیزیکی سازمان ( تعداد تخت‌های بیمارستان، تعداد خطوط تولید، تعداد کلاس های دانشگاه،…)

۲_ کارکنان موجود سازمان (رایج ترین معیار: کارکنان نیمه وقت، کسب و کار فصلی ،نوع صنعت)

۳_ ورودی و خروجی سازمان( تعداد مشتریان، تعداد دانشجویان و فروش)

۴_ منابع مادی و مالی

تاثیر اندازه سازمان بر ساختار آن

وقتی سازمانی کارکنان عملیاتی بیشتری استخدام می کند تا از مزایای اقتصادی حاصل از تخصص آنها بهره مند گردد، در نتیجه تفکیک افقی افزایش خواهد یافت و برای ایجاد هماهنگی بین واحدهای مختلف تفکیک عمودی درون سازمان افزایش خواهد یافت و در نتیجه موجب خواهد شد که سازمان از نظر جغرافیایی گسترش پیدا کند و باعث گستردگی و پیچیدگی بیشتر سازمان خواهد شد و چون مدیر نمی‌تواند به طور مستقیم بر همه فعالیت‌های سازمان نظارت نماید، به جای اعمال کنترل مستقیم به اجرای قوانین و مقررات رسمی مبادرت خواهد ورزید و نهایتاً چون مدیریت عالی از سطوح عملیاتی دورتر می‌شود برای تصمیم‌گیری معقول و آگاهانه از سیستم تصمیم گیری غیر متمرکز به جای متمرکز استفاده می گردد و همه اینها نشان دهنده تغییرات ساختاری بنیادی است.

تکنولوژی:

تکنولوژی به اطلاعات و تجهیزات و فنون و فرآیندهای لازم برای تبدیل نهادها به ستادها اطلاق می‌شود.

• شرکت‌هایی که دارای تکنولوژی تولید انبوه هستند از میزان رسمیت زیادی برخوردار بوده و تعویض اختیار نسبتاً کمی در آنها صورت می گیرد.
• شرکت‌هایی که تکنولوژی تولیدی و فرایندی دارند از ساختار منعطف برخوردار هستند.

محیط:

محیط عبارت از نیروهایی است که بر عملکرد سازمان تاثیر گذاشته و سازمان کنترل کمی بر آنها دارد و یا اینکه اصلاً کنترلی بر روی آنها ندارد. به طور کلی محیط شامل یک محیط عمومی و یک محیط اختصاصی می‌شود که هر کدام ویژگی های خاص خود را داشته و تاثیراتی بر روی سازمان خواهند داشت که به توضیح آنها خواهیم پرداخت.

محيط عمومی (Environment General):

همه شرایطی که بر سازمان تاثیر داشته ولی وابستگی آنها نسبت به سازمان واضح و روشن نیست (عوامل اقتصادی و شرایط فرهنگی و شرایط سیاسی و محیط اجتماعی و ساختار حقوقی و…)

محيط اختصاصی (Environment Spe):

بخشی از سازمان بوده که به طور مستقیم با سازمان در رسیدن به اهدافش مرتبط می‌شود. محیط اختصاصی هر سازمان منحصر به فرد بوده و با تغییر شرایط تغییر می‌کند.( مشتریان و عرضه کنندگان و رقبا و نهادهای قانونگذاری و دولتی…)