طراحی ساختار سازمانی، اصول و مراحل تدوین آن

آشنای با مفهوم طراحی ساختار سازمانی

طراحی ساختار سازمانی شامل تعیین مسئولیت‌ها، وظایف، روابط سلسله مراتبی، تعداد و نوع پست‌های شغلی، سطح کنترل و مدیریت، روش‌های ارتباطی و انتقال اطلاعات، و دستورالعمل‌های عملیاتی است. هدف طراحی چارت سازمانی، بهبود کارایی، افزایش انعطاف پذیری، کاهش هزینه‌ها، بهبود کیفیت محصولات و خدمات، افزایش رضایت مشتریان و کسب و کار سودآورتر است. برای طراحی ساختار سازمانی، باید با استراتژی شرکت همخوانی داشته باشد و نیازهای شرکت را برآورده کند.

اصول طراحی چارت سازمانی

1-سادگی: یکی از اصول طراحی ساختار سازمانی سادگی آن است که باید به قدر کافی ساده باشد تا افراد بتوانند به راحتی آن را درک کنند و به دستورالعمل‌ها و روابط سلسله مراتبی پایبند باشند.

2- انعطاف پذیری: ساختار سازمانی باید قابل تغییر و اصلاح باشد تا با تغییرات در استراتژی و نیازهای شرکت، سازگار باشد.

3- هماهنگی: یک ساختار خوب باید هماهنگی بین اعضای سازمان و بخش‌های مختلف به خوبی حفظ شود.

4-شفافیت: شفاف و قابل فهم بودن آن باعث می شود که تا اعضای سازمان بتوانند به راحتی از وظایف و مسئولیت‌های خود آگاه شوند.

5-کارآیی: ساختار سازمانی باید به گونه‌ای طراحی شود که بهبود کارایی و بهره‌وری شرکت را به همراه داشته باشد.

6- تعامل: طراحی آن باید به گونه ای باشد که تعامل بین اعضای سازمان و بخش‌های مختلف را تسهیل کند.

7-تخصص: ساختار سازمانی باید به گونه‌ای طراحی شود که تخصص و تجربه افراد در بخش‌های مختلف سازمان به خوبی بهره‌برداری شود.

8- تعیین مسئولیت‌ها: یکی دیگر از اصول این است که مسئولیت‌های افراد در بخش‌های مختلف به وضوح تعیین شده باشد.

انواع مدل های طراحی چارت سازمانی

1- ساختار سلسله مراتبی:

در این مدل، شرکت به صورت سلسله مراتبی تدوین شده است و هر فرد در شرکت به مدیریت بالاتر خود حساب می‌دهد.

2- ساختار ماتریسی:

در این مدل، سازمان به صورت چند بعدی طراحی شده است و هر فرد در شرکت به دو یا چند مدیر مستقیم حساب می‌دهد.

3- ساختار تابعی:

در این مدل، سازمان بر اساس وظایف و تخصص‌های مختلف به بخش‌های مختلف تقسیم شده است و هر بخش به صورت مجزا کار می‌کند.

4- ساختار تیمی:

در این مدل، سازمان به صورت تیم‌های کوچک تقسیم شده است و هر تیم به صورت مستقل کار می‌کند.

5- ساختار شبکه‌ای:

در این مدل، سازمان به صورت گسترده و پراکنده طراحی شده است و ارتباطات بین اعضای سازمان به صورت شبکه‌ای است.

مراحل طراحی یک ساختار عبارتند از:

چارت سازمانی در 7 مرحله طراحی ساختار سازمانی انجام می شود که به هر مرحله به شرح زیر است:

1- تحلیل وظایف: در این مرحله، وظایف و فعالیت‌های شرکت شناسایی و تحلیل می‌شوند تا بتوان بهترین ساختار را برای آن طراحی کرد.

2- تعیین اهداف: در این مرحله، اهداف سازمان مشخص می‌شوند و برای هر بخش از شرکت، اهداف خاصی تعریف می‌شود.

3- تعیین مسئولیت‌ها: در این مرحله، مسئولیت‌های هر بخش از سازمان تعیین می‌شود و نقش هر کارکنان در سازمان مشخص می‌شود.

4-طراحی ساختار: در این مرحله، ساختار سازمانی طراحی می‌شود و روابط بین بخش‌های سازمان و کارکنان تعیین می‌شود.

5- تعیین سطح سلطه: در این مرحله، سطح سلطه هر بخش از شرکت مشخص می‌شود و روابط بین بخش‌های شرکت و کارکنان تعیین می‌شود.

6- تعیین سیستم ارتباطی: در این مرحله، سیستم ارتباطی بین بخش‌های سازمان و کارکنان تعیین می‌شود تا بهترین روش برای ارتباطات داخلی و خارجی سازمان پیدا شود.

7-تعیین سیستم کنترل: در این مرحله، سیستم کنترل برای بررسی عملکرد شرکت و تصمیم‌گیری در مورد اصلاحات لازم تعیین می‌شود.

 رابطه طراحی ساختار سازمانی با استراتژی

طراحی ساختار سازمانی باید با استراتژی کلی سازمان همخوانی داشته باشد. به عنوان مثال، در صورتی که استراتژی سازمان بر اساس نوآوری و توسعه محصولات جدید باشد، ساختار سازمانی باید به گونه‌ای طراحی شود که به افراد در تحقق این هدف کمک کند. در این حالت، ممکن است سازمان به صورت تیم‌های کوچک تقسیم شده باشد تا بهترین نتیجه را در زمینه نوآوری و توسعه محصولات بدهد.

به علاوه، هرگونه اصلاح ساختار سازمانی باید با استراتژی کلی سازمان همخوانی داشته باشد. به عنوان مثال، اگر استراتژی سازمان تغییر کرده و به جای تمرکز بر روی تولید محصول، تمرکز بر روی خدمات به مشتریان باشد، ساختار سازمانی نیز باید به گونه‌ای تغییر کند که به این هدف کمک کند. ممکن است لازم باشد بخش‌های مختلف شرکت با یکدیگر هماهنگ شوند و تیم‌های جدید برای ارائه خدمات به مشتریان تشکیل شوند.

بنابراین، طراحی ساختار سازمانی و اصلاحات در آن باید با استراتژی کلی سازمان و استراتژی ساختار سازمانی همخوانی داشته باشد تا بهترین نتیجه را در بلند مدت برای سازمان به دست آورد.

طراحی ساختار سازمانی در صورت ضعف چارت سازمانی

در صورتی که ساختار سازمانی ضعیف باشد، ممکن است کارکنان به سختی بتوانند وظایف خود را به درستی انجام دهند و تصمیم‌گیری‌ها به صورت غیرمنطقی اتخاذ شوند. در این حالت، طراحی چارت جدید باید به گونه‌ای انجام شود که باعث بهبود عملکرد سازمان شود. این می‌تواند شامل تغییرات در سلسله مراتب مدیریت، تعریف وظایف و مسئولیت‌ها، تغییرات در فرآیندهای کاری و همچنین تغییرات در فرهنگ سازمانی باشد.

به علاوه، در صورت ضعف ساختار سازمانی، ممکن است نیاز به اصلاحات پیوسته در ساختار سازمانی باشد تا با تغییرات در بازار و رقابت‌ها، سازمان همواره به روز باشد و بتواند با تغییرات جدید سازگاری پیدا کند.

بنابراین، طراحی چارت در صورت ضعف نمودار سازمانی باید به گونه‌ای باشد که باعث بهبود عملکرد شرکت شود و همچنین با تغییرات جدید در بازار و رقابت‌ها، سازمان همواره به روز باشد.

طراحی ساختار سازمانی پیچیده و ساختار منابع انسانی به چه صورت است؟

برای طراحی یک ساختار مناسب، ابتدا باید نیازهای سازمان را شناسایی کرد و با توجه به آن‌ها، ساختار مناسب را طراحی کرد. در این راستا، باید به عواملی مانند اندازه و محل سازمان، نوع فعالیت‌های سازمان، تعداد کارکنان و سطح تخصص آن‌ها، نیازهای مشتریان و رقبا و همچنین فرآیندهای کاری دقت شود.

ساختار سازمانی می تواند پویایی را برای سازمان به ارمغان می‌آورد و این امر باعث افزایش کارایی و بهبود عملکرد سازمان می‌شود. برای طراحی چارت پیچیده، باید به عواملی مانند تعداد شعب، تعداد دپارتمان‌ها و سطح مدیریت توجه کرد. همچنین در طراحی ساختار سازمانی منابع انسانی، باید به تعاملات بین دپارتمان‌ها و ارتباطات داخلی و خارجی سازمان و تعداد پرنسل توجه کرد.

در نهایت، طراحی ساختار سازمانی پیچیده و مناسب باعث بهبود عملکرد سازمان و افزایش کارایی آن می‌شود. همچنین، این ساختار باعث ایجاد رقابت‌های سالم داخل سازمان و همچنین بازار رقابتی خارج از سازمان می‌شود

نحوه ارائه خدمات شرکت (گروه متیس)

شرکت مشاوران خبره کسب و کار ایرانیان آماتیس (گروه متیس) ارائه دهنده خدمات ساختار سازمانی است. شما از طریق این شرکت می‌توانید چارت سازمانی را طراحی و نمایید. شرکت مشاوران خبره کسب و کار ایرانیان آماتیس (گروه متیس) در وبلاگ خود توضیحات جامعی درباره خدمات خود در اختیار شما قرار می‌دهد و این امکان را فراهم می‌سازد که آگاهانه انتخاب نمایید.

شرکت مشاوران خبره کسب و کار ایرانیان آماتیس (گروه متیس) از سال 1396 به ارائه این دسته از خدمات می‌پردازد و اینک در این وب‌سایت به‌صورت کاملاً تخصصی در حوزه ساختار سازمانی می‌پردازد. برای برقراری ارتباط با ما از طریق بخش تماس با ما سایت با کارشناسان فروش تماس بگیرید.