ساختار سازمانی چیست و انواع آن کدام اند؟

در دنیای امروز با توجه گسترش ارتباطات و تجارت باعث شده که ارتباط بین سازمان ها نیز به وجود بیاید و در نهایت منجر به جهانی شدن آن می شود. همه انسان ها از گذشته ی دور برای انجام کارها و تجارت خود به همکاری و همیاری همدیگر نیازمند بودند و در نهایت همین همکاری باعث به وجود آمدن یک سازمان می شود. در شرکت ها افرادی هستند که دارای تخصص و توانایی های منحصر به فردی که در جهت ارتقای کار خود و توانایی ها گرد هم آمده اند. مدیران برای نظارت، مدیریت و کنترل بیشتر سازمان اقدام به ایجاد ساختار سازمانی می کنند.

در ادامه این مقاله می خواییم بیشتر در رابطه با سازمان، ساختار سازمانی و اهداف آن ها آشنا بشویم.

سازمان چیست؟

سازمان مجموعه ی هدفمندی است که پیرو یک نظام سیستم است، و دارای مرزها و حدودی است که آن را از محیط خود جدا می‌سازد. سازمان‌های رسمی به گروه‌هایی از افراد گفته می شود که برای رسیدن به یک هدف کاملا مشخص تلاش و توانایی هایشان را هماهنگ می سازند.

سازمان‌های رسمی عموما بزرگ هستند و با روش ها و سلسله مراتبی مشخص از اقتدار و مسئولیت می‌باشند اما سازمان‌های غیررسمی معمولا کوچک هستند و هدف‌های مشخصی ندارند و یا از روی یک رشته قواعد و عملکردهای دقیق و حساب شده‌ای کار نمی‌کنند.

یک سازمان، یک نهاد مستقل است که یک مأموریت خاص دارد و می‌تواند با نیت انتفاعی یا غیرانتفاعی تأسیس شده باشد. یک سازمان، یک ماهیت اجتماعی است که دارای ساختار، اهداف و مرز مشخصی است.

هر سازمانی، اطلاعات مشخصی و هدفی معین دارد که برای هدفش برنامه‌ریزی و راهبردهایی مربوط به خود را در نظر می‌گیرد و منابع خود را می‌شناسد و از آن ها برای بالاترین کارایی و هماهنگی استفاده می‌کند. سازمان برای رسیدن به اهداف و مقاصد خود و جهت دادن به فعالیت‌های کارکنان در راستای هدف‌هایش به سرپرستی، نظارت، هماهنگی و هدایت نیاز دارد. مجموعه وظایفی که رفتار و فعالیت سازمان را در مسیر هدف؛ تنظیم، تصحیح، تقویت و راهنمایی می‌کند، مدیریت نامیده می‌شود. همه سازمان‌های رسمی برای استمرار و تداوم فعالیت‌های خود به مدیریت نیاز دارند.

یک سازمان باید چه ویژگی هایی داشته باشد:

1.ماموریت یا هدف مربوط به خود را دارند

2.برای بقا و ادامه حیات کاری خود به دیگر سازمان ها نیازمندند.

3.هیئت حاکمه مستقلی دارد.

4.از چندین بخش تشکیل شده است.

5.دارای ساختار فیزیکی و منطقی است.

کاربرد های سازمان

سازمان در محیط‌های گوناگون کاربردهای متفاوتی دارد. بنگاه‌های اقتصادی شرکت های تجاری، سازمان‌های دولتی، سازمان‌های غیردولتی و سازمان‌های ائتلافی را نیز می‌توان به عنوان یک سازمان نام برد.

در نظام اداری ایران، سازمان به یک نهاد دولتی گفته می شود که دارای وظایف و هدفی مشخص است که و بر همین اساس چنان بهتر است که مستقل باشند تا اهداف خود را به دور از هر گونه گرفتاری سیاسی یا هر چیز دیگری دنبال کند.

انواع سازمان

1.سازمان های تولیدی

سازمان تولیدی یعنی فرایندی برنامه ریزی شده ، هدایت ، کنترل و ساماندهی فعالیت های در حال انجام در یک شرکت جهت تولید مواد اولیه به کالا.

سازمان تولید یک فعالیت درون سازمانی است که وظیفه آن پیش بینی، برنامه ریزی، بازاریابی در بخش فروش و خدمات می باشد.

یک مدیر تولید باید در مورد تحلیل بازار و ویژگی های محصول مسئولیت پذیر باشد. کلیه کارهایی که در سازمان انجام می شود باید به صورتی باشد که به مدیر تولید در مرتبط باشد.

کسی که مسئول ایجاد نظم داخلی و خارجی سازمان و همچنین مسئول تمامی استراتژی های تولید به منظور پایین آوردن هزینه های اولیه سازمان می باشد مدیر است.

2.سازمان های انتفاعی

سازمانهاي دولتي انتفاعي معمولا هزینه ها را از حل درآمدهاي خود كه با فروش كالا و خدمات تامين مي كنند.

بنابراين سيستم حسابداري اين نوع سازمان ها بايد امكان شناسايي درامدها و هزينه هاي واقعي هر سال مالي و مقايسه آنها با يكديگر و تعيين ميزان دارائي ها و بدهي ها و ارزش ويژه را در پايان سال مالي فراهم نمايد .

بیشترین مشاغل در سراسر جهان در این دسته قرار می‌گیرند و از فروشگاه‌های خرده فروشی گرفته تا رستوران‌ها و شرکت‌های بیمه، املاک و مستغلات را شامل می‌شود.

3.سازمان های غیر انتفاعی

سازمان های غیر انتفاعی بیشتر با اهداف اجتماعی، فرهنگی، علمی، مذهبی و سياسی تشکيل می‌شوند و این نوع سازمان ها از پرداخت مالیات معاف هستند؛ زیرا منافع عمومی را به همراه دارند.

افراد و موسسه‌هایی که کمک‌های مالی و خیریه هستند از این نوع از سازمان‌ها هستند؛ از آن‌ها کسر مالیات می‌شود. این نوع نهادها هدف خیریه‌ای دارند و از فعالیت‌هایی که انجام می‌دهند به دنبال کسب سودی نیستند.

4.سازمان های خصوصی

این نوع سازمان ها به جایه اینکه دولت آن ها اداره کنند توسط بخش خصوصی اداره می شود و تمام مشاغل انتفاعی که دولت نمیتواند آن ها را اداره کنند توسط این سازمان ها اداره می شود و به دنبال کسب سود هستند.

5.سازمان های دولتی

این نوع سازمان ها تحت کنترل دولت هستند و وظیفه ی آن‌ها نظارت و اجرای فعالیت‌هایی است که افراد را به دولت مرتبط می‌کنند و فعالیت آن‌ها بسیار متفاوت و گسترده است.

6.سازمان های خدماتی

این سازمان ها، به جای محصولات، خدمات را به بازار ارائه می‌کنند. سودمندترین ساختار آن باید به گونه‌ای باشد که در آن کارمندان بتوانند در صورت لزوم نقش‌های مختلفی را بر اساس مهارت های خود بر عهده بگیرند تا بتوانند خدمات را به خوبی عرضه کنند.

اجزای مختلف سازمان شامل چه چیزهایی می شود:

1. منابع(مادی و انسانی)
2. راهبرد ها
3. ساختار
4. فناوری
5. فرهنگ
6. محیط(روانی و فیزیکی)

ساختار سازمانی چیست؟

ساختار سازمانی شیوه‌ای است که به وسیله آن فعالیت‌های سازمانی تقسیم، سازماندهی و هماهنگ می‌شوند. سازمان‌ها، ساختارهایی را به وجود می‌آورند تا فعالیت‌های عوامل انجام کار را هماهنگ کرده و کارهای اعضاء را کنترل کنند. ساختار سازمانی تصریح می‌کند که وظایف، چگونه تخصیص داده شوند، چه شخصی به چه کسی گزارش دهد و سازوکارهای هماهنگی رسمی، همچنین الگوهای تعاملی سازمانی که باید رعایت شوند کدامند.

ساختار سازمانی تعیین‌کننده روابط رسمی و نشان دهنده سطوحی است که در سلسله مراتب اداری وجود دارد و حیطه کنترل مدیران را مشخص می‌کند. همچنین ساختار سازمانی دربرگیرنده طرح سیستم‌هایی است که به وسیله آن‌ها همه واحدها یکپارچه می‌شوند و در نتیجه ارتباط در سازمان تضمین خواهد شد

مدیران سازمان در شرایط های متفاوت ممکن است تصمیم به اصلاح ساختار سازمانی در جهت بهبود و گسترش سازمان بگیرند.

استراتژی ساختار سازمانی تحت تاثیر راهبردها، اهداف، محیط جغرافیای سازمان فن آوری، اندازه و تکنولوژی سازمان قرار می گیرد. بنابراین استراتژی ساختار سازمانی چارچوبی است که مدیریان برای تقسیم و هماهنگی فعالیت های اعضای سازمان تشکیل شده است. سازمان های مختلف استراتژی های متفاوتی دارند به همین دلایل است که محیط متفاوتی نیز دنبال می کنند.

در نتیجه ساختار سازمانی راهی است که یک سازمان برای نظم دادن به کارکنان و کارها در پیش می‌گیرد تا بتواند از این طریق وظایف را به بهترین شکل انجام دهد و به اهدافش تعیین شده ی خود برسد.

اندازه سازمان بسیار متفاوت است بعضی از سازمان ها اگر کوچک باشند زیاد نیاز به ساختار پیدا نمی کنند ولی سازمان ها بزرگ نیازمند ساختار سازمانی هستند.

عواملی که باعث بهتر شدن ساختار یک سازمان می شود:

1. پراکندگی سازمان
2. درامد
3. اندازه سازمان
4. تعداد کارکنان
5. امکانات
6. نوع کسب و کاری که سازمان به آن مشغول است
7. منابع مربوط به کسب و کارشان که چه ندازه در اخیتار دارند

در طی برنامه ریزی ساختار سازمانی باید این سه مورد مورد توجه واقع شود:

1.ساختار سازمانی تعیین کننده ی روابط رسمی در سازمان است و نشان دهنده ی تمامی سطح هایی است که در سلسله مراتب سازمان وجود دارد.

2.ساختار سازمانی جایگاه هر شخصی که به صورت گروهی در سازمان یا شرکت کار می کند تعیین می کند و به تقسیم بندی واحدهایی که در کل سازمان وجود دارد می پردازد.

3.ساختار سازمانی دارای طرح سیستم هایی است که باعث ایجاد تعادل، هماهنگی و یکپارچه سازی در همه واحدها می شود.

ساختار سازمانی

انواع ساختار سازمانی

1-ساختار ساده

ساختار ساده نوعی از سازمان است که مدیر تمام تصمیمات را خودش به صورت مستقیم می گیرد و ناظر بر همه فعالیت هایی است که در سازمان انجام می شود.

این ساختار دارای وظایف تخصصی و نقش های محدود است و سیستم اطلاعاتی آن غیر پیشرفته است ومدیران به صورت مستقیم تصمیم گیری می کنند

ویژگی های ساختار ساده

1.پیچیدگی کم(نقش های محدود)

2.رسمیت کم(سیستم غیر پیشرفته)

3تمرکز زیاد(فقط مدیران تصمیم گیرنده هستند)

ساختار ساده برای موارد زیر مناسب است

1. سازمان های کوچک
2. سازمان های در حال شکل گیری
3. محیط های ساده
4. سازمان های مقابله با بحران های محیطی
5. مدیر ارشد مالک سازمان باشد

مزایا ساختار ساده

1. شکل گیری سریع آن
2. انعطاف پذیری
3. مسئولیت مشخص هر یک از افراد
4. اهداف مشخص هر یک از افراد

2-ساختار وظیفه ای

وقتی که سازمان ها بزرگتر می شوند و وظایف و فعالیتشان نیز پیچیده تر می شود بنابرین به جای استفاده از ساختار سازمانی ساده، ساختار وطیفه ای را انتخاب می کینم. ساختار وطیفه ای مناسب شرکت های بزرگ با تنوع کاری پایین است و سازمان دارای یک یا چندین مدیر که هر یک بر اساس تخصص و فعالیت هایی که باید در شرکت انجام شود گروه بندی می شود.

مانند: شرکت های تولیدی، حسابداری، بازاریابی و توسعه و تحقیق، مهندسی و منابع انسانی است. این ساختار، فرصت انجام فعاليت های تخصصی را فراهم می کند و موجب ایجاد خلاقیت و توسعه ایده ها می شود.

به دليل وجود فعاليت ها و وظایف متفاوتی که می تواند مانع ارتباط و هماهنگی شود، وظيفه اصلی مدیر اجرایی در این ساختار، تصميم گيری است. شرکت های توليدی مثل: خودرو سازی، فولاد که دارای استانداردهای انجام کار می باشند

شرکت های خدماتی مثل: ادارات پست که به کارکنان، کارهای مشخص و تکراری، که در آن شغل متخصص شده اند با دستورالعمل های مشخص واگذار شده است.

ساختار وظیفه ای برای موارد زیر مناسب است

1. سازمان های بزرگ
2. شرکت های دارای تولیدات زیاد
3. محیط ساده
4. کارهای تکراری و استاندارد شده

مزایای ساختار وظیفه ای

1. کاهش هزینه
2. کارایی بالاتر
3. تخصصی شدن وظایف
4. تصمیم گیری های سریعتر

ساختار سازمانی

3-ساختار بخشی

ساختار بخشی انواع مختلی دارد مانند:

1. ساختار بخشی بر اساس منطقه جغرافیایی
2. ساختار بخشی بر اساس محصول
3. ساختار بخشی بر اساس مشتری
4. ساختار بخشی بر اساس فرایند

وقتی که شرکت به رشد بالای می رسد طبیعتا دارای محصولات و بازار های متنوع می شود برای ایجاد کنترل و هماهنگی بیشتر عملیات و ایجاد محیطی رقابتی شرکت به ساختار چند بخشی رو می آورد.

ساختار بخشی به صورتی است که شامل تقسیم فعالیت ها به طوری که هر بخش آن به صورت جداگانه دارای سود و بازدهی مربوط به خود است. شرکت اصلی مسولیت هر یک از بخش ها را تعیین می کند و برای هر یک از بخش های مدیری نیز انتخاب می کند. بنابراین به دلیل اینکه در سطح بین المللی تنوع سازمان ها زیاد هستند از این ساختار اغلب استفاده می شود.

ساختار بخشی برای موارد زیر مناسب است

1. سازمان های بزرگ
2. سازمان یا شرکت با محصولات و بازار متنوع
3. محیط های با پیچیدگی کم
4. استاندارد کردن محصولات و فرایند های مرتبط

مزایای ساختار بخشی

1. راهی مناسب برای تربیت و آموزش مدیران
2. مطلع شدن مدیران از نتایج کار خود
3. عملکرد ضعیف هر بخش بر بخشی دیگر تاثیر زیادی نمی گذارد

4-ساختار ماتریسی

در ساختار ماتریسی به این صورت است که احتمالا دو یا چندین مدیر داشته باشند و کارمندان مجبور باشند به آن ها گزارش بدهند.

ساختار ماتریسی به نوعی چالش برانگیز است چون احتمالا گزارش دهی به چندین مدیر و ایجاد ارتباط با آن ها کمی مشکل باشد پس به همین دلیل است که باید کارمندان وطایف و مسئولیت های خود را به خوبی بشناسند.

مزایا ساختار ماتریسی

1. به اشتراک گذاشتن اطلاع و دانش کارمندان با افراد دیگر
2. درک و ارتباط بیشتر هر یک از افراد
3. گسترش و توسعه مهارت ها

برای کسب اطلاعات بیستر در مورد سازمان ها مقالات زیر را بخوانید

اصلاح ساختار سازمان و روند ها

طرح کسب و کار (بیزینس پلن) چیست؟ و انواع آن

تدوین برنامه و بودجه سالانه و داشبورد مدیریتی BI

برای دریافت مشاوره حضوری رایگان در خصوص اصلاح ساختار سازمانی مجموعه خود، تماس بگیرید.

لینک تماس مستقیم تلفنی