بهترین ساختار سازمانی

در فضای کسب و کار امروزی شرکت هایی که به دنبال افزایش بهره وری و درآمد خودشان هستند، نیاز مبرمی به تعریف و پیاده سازی بهترین ساختار سازمانی ممکن دارند. عامل مهمی که در تعیین این ساختار اهمیت دارد، ابعاد سازمان و نحوه عملکرد آن می باشد که بهترین ساختار سازمانی را برای آن شرکت تعیین می کند. تاثیر مهمی که تعیین بهترین ساختار سازمانی دارد عبارت از مشخص شدن انتظارات از کارکنان و وظایف و دستورات محول شده و در نهایت بهبود عملکرد می باشد.

تعریف

بهترین ساختار سازمانی عبارت از ایده آل ترین الگوی عملیاتی شرکت یا کسب و کار می باشد که شامل تقسیم بندی فعالیت ها و نقش های افراد در سازمان است؛ به عبارتی بهتر وظایف و مسئولیت های کارکنان از طریق این ساختار تعریف می شود و کارایی شرکت تا حد زیادی بستگی به مناسب بودن و سازمان یافته تر بودن این ساختار دارد.

بنابراین ایجاد یا طراحی بهترین ساختار سازمانی مناسب، اصلی ترین عامل تشکیل دهنده سازماندهی و مدیریت شرکت ها است و این ساختار باید بر اساس نوع فعالیت، محیط و چشم اندازهای کلی سازمان تعیین شود. نکته ای که باید مورد توجه قرار بگیرد این است که هر یک از ساختارهای ارائه شده دارای مزایا و معایبی می باشند که قبل از انتخاب ساختار مناسب باید مورد توجه قرار بگیرند.

تاریخچه

سابقه ساختار سازمانی به شکارچیان قدیمی و قبایل بدوی بر می گردد. اما ساختار سازمانی مدرن ریشه در ایالات متحده و جنگ های داخلی این کشور دارد. با تکامل کسب و کارهای کوچک در این کشور، برخی از کسب و کارها به واحدهای بزرگتر توسعه یافتند و به این نتیجه رسیدند که به منظور نظم بخشیدن به کار، کارآمدتر شدن و استفاده حداکثری از منابع انسانی خود به بهترین ساختار سازمانی نیاز دارند.

بعد از آن ساختارهای کسب و کارها با توجه به سطوح مدیریتی و سلسه مراتب ساختاری تعیین شدند و کارگران در انتهای سلسله مراتب قدرت قرار گرفتند. در مرحله بعدی ساختارهای سازمانی به سمت ساختارهای مسطح تر تمایل پیدا کردند تا شرکت ها بتوانند نوآورتر و موفقتر باشند.

عناصر تشکیل دهنده ساختار سازمانی

بهترین ساختار سازمانی در حالت کلی پنج عنصر اصلی دارد که عبارت از محدوده کنترل، دپارتمان سازی، سلسله مراتب، تخصص کار و تمرکز و عدم تمرکز می باشند که همه آنها نقش مهمی در استراتژی ساختار سازمانی دارند.

محدوده کنترل نشان می دهد که چه کسی تحت نظر یک مدیر قرار می گیرد و حوزه وظایف و اختیارات تخصصی یک دپارتمان یا شغل چیست.  به طور طبیعی دامنه کنترل محدود باعث می شود که مدیران نظارت دقیق تری بر کارکنان خودشان داشته باشند و دامنه کنترل وسیع تر باعث می شود که کارکنان استقلال بیشتری را تجربه کنند.

دپارتمان سازی عبارت از فرآیند تقسیم کار میان کارکنان سازمان است که شامل در نظر گرفتن سیستم هایی است که هر یک از بخش های کسب و کار برای عملکرد مناسب به آن نیاز دارند. سازمان برای تعریف هر یک از این سیستم ها باید برای هر بخش نقشه فرآیند طراحی کند و این نقشه باید شامل اطلاعات مربوط به کارهایی باشد که هر بخش می خواهد انجام دهد.

سلسله مراتب عبارت از روابط عمودی در سازمان است و مشخص می کند که هر فردی باید به چه کسی گزارش ارائه دهد.  عنصر بعدی که عبارت از تخصص کار می باشد به درجه ای اشاره می کند که سازمان ها، کارکنان را به بخش های مختلف تقسیم می کنند. هر چقدر که این تقسیم بندی بیشتر باشد، به بخش های کوچکتری تبدیل خواهند شد و کارکنان با سرعت بهتری آنها را انجام خواهند داد.

سازمان هایی که ساختار متمرکزتری دارند، قدرت را بیشتر به یک شخص همانند مدیر عامل محدود می کنند. در این ساختارها کارکنان سطوح پایین هیچ قدرت و نفوذی در فرآیند تصمیم گیری ندارند. در نقطه مقابله سازمان های غیر متمرکز قرار دارند که بیشتر بر کارهای تیمی تاکید دارند و در نتیجه کارکنان در ارائه پیشنهادات در رابطه با مسائل مهم آزادی بیشتری دارند.

انواع ساختارهای سازمانی

در یک تقسیم بندی ساده ساختارهای سازمانی به ساختارهای اداری و پسا اداری دسته بندی می شوند. در ساختار اداری که شامل مدیران ارشد تا حتی سطح مدیران تیم ها می شود، سطوح موجود زیاد بوده و به همین دلیل فیلتر یا بروکراسی زیادی برای تصمیم گیری وجود دارد. در این ساختار برای هر بخش از سازمان یک چارت تعریف شده است و همه می دانند چه کسی مدیر است و دیگران چه وظیفه ای دارند. مزایای این ساختار شامل تصمییم گیری های کلان سریع و معایب این ساختار شامل کاهش خلاقیت و نوآوری در سازمان و سازگاری دشوار با شرایط متغیر بازار است.

ساختار پسا اداری برای آن دسته از ساختارهای سازمانی است که بعد از دهه 1980 و تحت تاثیر ایده های مدیریتی توسعه یافته اند که از آن جمله می توان به مدیریت کیفیت، مدیریت فرهنگ و … اشاره کرد. تفاوت این ساختار با ساختار اداری در این است که تمرکز از ساختار سازمانی به فرهنگ سازمانی تغییر می کند ولی نوع ساختارها و ماهیت کنترل اداری نسبت به ساختار اداری تغییر نمی کنند.

در یک تقسیم بندی دیگر چهار نوع ساختار سازمانی وجود دارند که عبارت از ساختارهای عملکردی، ساختارهای وظیفه ای – مسطح، ساختارهای ماتریسی و ساختارهای تقسیم بندی شده می باشند. هر یک از این تقسیم بندی ها نقاط ضعف و قوت خودشان را دارند.

مهمترین مزیت ساختارهای عملکردی که در آن سازمان ها بر اساس عملکرد به گروه های تخصصی با وظایف خاص تقسیم می شوند عبارت از  تقسیم بندی بر اساس مهارت و کار گروهی بیشتر است و نقاط ضعف آن شامل عدم ارتباط با سایر بخش ها، رقابت ناسالم و مسائل مربوط به مدیریت است.

ساختارهای وظیفه ای – مسطح که به عنوان ساختار افقی نیز شناخته می شود، می توان گفت که مدیریت کمی در آن وجود دارد و یک مدیر واسط میان مدیر اجرایی و سایر کارکنان قرار دارد. مزیت های این ساختار شامل مقرون به صرفه بودن، برقراری ارتباط خوب، افزایش روحیه کارکنان و تصمیم گیری سریع می باشد و نقاط ضعف آن عبارت از تعارض بین کارکنان و سردرگمی کارکنان است.

در ساختار ماتریسی هر تیم دارای دو مدیر است و اعضای تیم باید گزارش کار را به مدیر پروژه یا مدیر محصول و همچنین یک مدیر عملکردی ارائه دهند. مزایای این نوع ساختار عبارت از ترویج گفت و گوی آزاد و انعطاف پذیری محیط کار و معایب آن سردرگمی مدیر، ناسازگار با مدیر، هزینه بیشتر، مبهم بودن وظایف و مسئولیت ها و سنگین شدن حجم کار کارکنان می باشد.

در ساختاهای تقسیم بندی شده تیم ها که هر کدام مدیر اجرایی خود را دارند، کنار هم قرار می گیرند تا یک هدف مشخص به دست بیاید. وظیفه مدیران هر بخش شامل مدیریت عملکرد شعبه خود، کنترل بودجه و اختصاص منابع می باشد. مزیت های این نوع ساختار تمرکز بر یک کالا یا خدمات واحد و رهبری متمرکزتر و معایب آن شامل ادغام ضعیف با  سایر بخش ها، رقابت بین بخش ها، عدم ارتباط بین بخش ها و بار مالیاتی است.

مزایا

انتخاب بهترین چارت سازمانی فواید زیادی برای شرکت ها دارد که از جمله می توان به تصمیم گیری سریع تر، مدیریت بهتر شعبه ها و واحدهای سازمان، افزایش بهره وری، ارتقاء عملکرد کارکنان، حذف کارهای تکراری، کاهش تعارضات بین کارکنان، ارتباطات بهتر و سایر موارد اشاره کرد.

همچنین بهترین ساختار سازمانی یک پیکره بصری سلسه مراتبی درون سازمانی ایجاد می کند و با نگاه کردن به آن به راحتی می توانیم آگاهی مناسبی از نقش ها و جایگاه هر یک از افراد سازمان به دست بیاوریم.

متیس یک همیار و همپا در تعیین بهترین ساختار سازمانی

همانطور که در بالا اشاره شد، روش های متنوعی برای تعیین ساختار یک شرکت یا سازمان وجود دارد که با توجه به ماهیت کار سازمان، اهداف و … باید بهترین ساختار سازمانی ممکن انتخاب و مورد بهره برداری قرار گیرد. سایت متیس با بکارگیری به روزترین و مفیدترین روش ها می تواند به شما کمک کند ایده آل ترین و کاربردی ترین ساختار را برای سازمان خودتان انتخاب کنید.