برنامه ریزی عملیاتی و استراتژیک؛ نحوه انجام آن را بیاموزید

برنامه ریزی عملیاتی چیست؟

شما یک برنامه ریزی عملیاتی و استراتژیک ایجاد کرده اید. اما باید بتوانید از آن برای اهداف کاری خود استفاده کنید. یک برنامه استراتژیک یک راه عالی برای ترسیم نقشه راه بلندمدت برای سه تا پنج سال آینده است، اما برای رسیدن به آن به اسناد برنامه ریزی اضافی نیاز دارید.

برخی از این برنامه‌ریزی‌ها سالانه توسعه می‌یابند. مثلاً مواردی مانند اهداف سالانه و نتایج کلیدی شما به طور طبیعی با گذشت زمان رشد خواهند کرد. اما برای اطمینان از اینکه در مسیر خود قرار دارید و اهداف بلندمدت خود را اجرا می کنید، به یک برنامه عملیاتی نیاز دارید.

برنامه ریزی عملیاتی فرآیند تبدیل برنامه استراتژیک شما به یک نقشه دقیق است که دقیقاً مشخص می کند تیم شما چه اقداماتی را به صورت هفتگی یا حتی روزانه انجام می دهد. یک برنامه عملیاتی شامل موارد اقدام و نقاط عطف است که هر تیم یا بخش برای اجرای برنامه استراتژیک شما باید تکمیل کند.

در طول فرآیند برنامه ریزی عملیاتی، وظایف هر تیم یا شخص را برای سه ماهه، شش ماه یا سال مالی بعدی مشخص کنید. سطح جزئیات و جدول زمانی که برای برنامه عملیاتی خود انتخاب می کنید باید به سرعت حرکت سازمان شما بستگی داشته باشد – اگر تیمی سریع با نقشه راه هستید، برنامه عملیاتی را برای سه ماهه یا نیم سال آینده ایجاد کنید. اما اگر سازمان و بطور کلی ساختار سازمانی شما تمایل دارد بلندمدت فکر کند، یک برنامه عملیاتی برای کل سال مالی ایجاد کنید.

برنامه ریزی عملیاتی در مقابل برنامه ریزی استراتژیک

برنامه استراتژیک یک برنامه در سطح تجاری بلند مدت برای سه تا پنج سال آینده است. یک برنامه عملیاتی هم از نظر دامنه و هم از نظر زمان بندی کوچکتر است. هدف برنامه ریزی عملیاتی ترسیم اقدامات روزانه ای است که باید برای رسیدن به اهداف استراتژیک خود انجام دهید.

بر خلاف یک برنامه استراتژیک، یک برنامه عملیاتی باید بر روی اجرا نیز تمرکز کند. تیم شما باید چه اقدامات روزانه و هفتگی را انجام دهد تا برنامه استراتژیک بلندمدت خود را انجام دهد؟ چه شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) خاصی را باید به طور منظم دنبال کنید تا مطمئن شوید که تیم شما به سمت اهداف شما پیش می رود؟ این جزئیات باید در برنامه عملیاتی شما گنجانده شود.

چه کسی باید یک برنامه عملیاتی ایجاد کند؟

اینکه دقیقاً چه کسی در چه زمانی چه کاری انجام می دهد، یک برنامه عملیاتی نیاز است. به همین دلیل، یک برنامه عملیاتی در مقیاس کوچکتر از برنامه استراتژیک خود ایجاد کنید. هم از نظر جدول زمانی و هم از نظر دامنه. به جای تلاش برای ایجاد یک برنامه عملیاتی برای کل شرکت خود، آن را در سطح بخش یا تیم ایجاد کنید. در یک شرکت بزرگتر، حتی می توانید یک برنامه عملیاتی برای یک ابتکار خاص ایجاد کنید – مشابه یک برنامه کاری دقیق.

به عنوان مثال، یک برنامه عملیاتی برای توضیح وظایف روزانه که بخش فناوری اطلاعات شما باید انجام دهد تا از شرکت پشتیبانی کند، ایجاد کنید. برنامه عملیاتی بخش فناوری اطلاعات شما ممکن است شامل تعداد دفعاتی که اعضای تیم فناوری اطلاعات صندوق ورودی پروژه درخواست‌های فناوری اطلاعات را بررسی می‌کنند، جزئیات بودجه برنامه، نحوه نصب و تجهیز کارکنان جدید توسط تیم فناوری اطلاعات و تعداد دفعات ملاقات تیم باشد.

سه سطح برای ایجاد یک برنامه عملیاتی وجود دارد:

1. محدوده: در برنامه عملیاتی شما چه کسی، چه چیزی و چه زمانی برای انجام یک کار وجود دارد. لذا باید بر روی یک تیم متمرکز شد.
2. جدول زمانی: بسته به سرعت حرکت سازمان شما، برنامه عملیاتی شما باید یک چهارم، شش ماه یا یک سال مالی را شامل شود.
3. ذینفعان: اطمینان حاصل کنید که افراد درگیر در برنامه ریزی عملیاتی به کار نزدیک هستند، بنابراین می توانند به طور دقیق برنامه ریزی و پیش بینی کنند که چه کاری باید در برنامه گنجانده شود.

مزایای برنامه عملیاتی

یک برنامه استراتژیک یک راه عالی برای هماهنگ کردن پیشگیرانه تیم شما حول یک هدف مشترک است. با تعریف اهداف بلندمدت، می‌ دانید دقیقاً به کجا می‌خواهید بروید.

یک برنامه عملیاتی به شما کمک می کند تا به اهداف استراتژیک خود دست پیدا کنید. طبق تحقیقات ما، تنها 26 درصد از کارکنان دانش درک بسیار روشنی از ارتباط کار فردی آنها با اهداف شرکت دارند. با ایجاد یک برنامه عملیاتی مبتنی بر جزئیات، می توانید دقیقاً اهداف کوتاه مدتی را که برای رسیدن به اهداف بلندمدت خود باید دست یابید، مشخص کنید. می تواند به شما کمک کند تا در مورد اقداماتی که در حال حاضر انجام می دهید یا باید انجام دهید تا در برابر اهداف خود عمل کنید فکر کنید.

به طور خاص، یک برنامه ریزی عملیاتی:

دقیقاً مشخص می کند که تیم شما به صورت هفتگی و روزانه چه کاری انجام خواهد داد.

یک راهنمای جامع از عملیات روزانه که اعضای تیم شما باید انجام دهند تا به اهداف بلندمدت خود برسند ارائه می دهد.

یک معیار برای توسعه روزانه تعیین می کند

بنابراین شما از خارج شدن از مسیر جلوگیری خواهید کرد. اگر در حوزه بیزینس فعالیت دارید حتما یک مشاوره کسب و کار دریافت کنید.

5 مرحله برای تهیه یک برنامه استراتژیک عملیاتی

1. با یک برنامه استراتژیک شروع کنید

اگر قبلاً این کار را نکرده اید، ابتدا یک برنامه استراتژیک ایجاد کنید. قبل از اینکه بتوانید جزئیات روزمره را تجزیه کنید، به چشم انداز و اهداف بلندمدت نیاز دارید. چهار مرحله برای ایجاد یک برنامه استراتژیک وجود دارد:

1. موقعیت خود را مشخص کنید
2. استراتژی خود را توسعه دهید
3. برنامه استراتژیک خود را بسازید
4. برنامه استراتژیک خود را به اشتراک بگذارید، نظارت کنید و مدیریت کنید

       2. دامنه خود را محدود کنید

برای ایجاد یک برنامه عملیاتی مبتنی بر جزئیات، باید دامنه را به یک تیم، بخش یا منطقه تمرکز محدود کنید. محدوده برنامه عملیاتی شما به اندازه شرکت شما بستگی دارد.

به عنوان مثال، تصور کنید که برنامه استراتژیک خود را به برنامه های عملیاتی برای بخش های مختلف شرکت تقسیم می کنید. تیم بازاریابی شما چندین عملکرد را در بر می گیرد – به عنوان مثال، طراحی، بازاریابی محصول، رسانه های اجتماعی، تولید محتوا و ارتقاء وب. برای ثبت عملکردهای خاص و روزانه در هر تیم، باید یک برنامه عملیاتی عملیاتی برای هر تیم کوچکتر ایجاد کنید.

3. ذینفعان کلیدی را شناسایی کنید

قبل از ایجاد یک برنامه عملیاتی، تصمیم بگیرید که چه کسی در فرآیند برنامه ریزی عملیاتی مشارکت خواهد داشت. اعضای تیمی که برنامه عملیاتی را ایجاد می کنند باید نسبتاً نزدیک به اقداماتی باشند که طرح توصیف می کند.

برای ادامه مثال ما، برنامه عملیاتی تیم طراحی باید توسط رئیس تیم طراحی و رهبری تیم (بسته به اندازه تیم) ایجاد شود. هنگامی که آنها برنامه عملیاتی خود را ایجاد کردند، تیم باید برنامه را برای تایید نهایی با رئیس بازاریابی در میان بگذارد.

4. طرح را ایجاد کنید

برنامه عملیاتی شما اقداماتی را که تیم شما برای دستیابی به اهداف شما در یک بازه زمانی مشخص انجام خواهد داد را توضیح می دهد. برای ایجاد یک برنامه عملیاتی، موارد زیر را مشخص کنید:

1. اهداف تیم شما
2. اقلام قابل تحویلی که با برنامه عملیاتی به دست خواهند آمد
3. هر گونه نتایج مطلوب یا استانداردهای کیفیت
4. نیازهای کارکنان و منابع، از جمله بودجه عملیاتی شما
5. نحوه نظارت و گزارش پیشرفت شما

اگر در تلاش برای کشف تمام جزئیاتی که باید در برنامه عملیاتی خود گنجانده شود، سؤالات زیر را از خود بپرسید:

چه کاری را باید انجام دهیم؟ این اطلاعات باید از برنامه استراتژیک یا اهداف سالانه شما باشد.

چه کارهای روزانه را باید انجام دهیم تا به اهدافمان برسیم؟ اینها می توانند کارهای روزانه ای باشند که در حال حاضر انجام می دهید یا کارهای جدیدی که باید شروع شوند.

چه کسانی مسئول آن وظایف هستند؟ اطمینان حاصل کنید که هر کار دارای یک مالک است تا در مورد اینکه برای سؤالات یا به‌روزرسانی‌ها به چه کسی مراجعه کنید دچار سردرگمی نشوید.

معیارهای ما برای موفقیت چیست؟ اگر قبلاً این کار را نکرده اید، مطمئن شوید که اهداف شما از چارچوب SMART پیروی می کند.

برای ادامه مثال ما، در اینجا چارچوبی است که تیم طراحی ممکن است برای ایجاد برنامه ریزی عملیاتی خود استفاده کند:

بخشی از برنامه استراتژیک برای تیم بازاریابی، افزایش سهم در بازار است – که به معنای توجه بیشتر به مواد بازاریابی و افزایش تعامل با مشتریان بالقوه است. برای حمایت از این اهداف تیم طراحی:

• مواد تبلیغاتی اضافی برای تیم اجتماعی ایجاد کنید
• صفحه اصلی وب سایت را اصلاح کنید تا مشتریان بالقوه بیشتری را جذب کنید

برای دستیابی به این دو هدف در سال آینده:

• دو عضو جدید تیم را برای تمرکز بر تعامل در رسانه های اجتماعی استخدام کنید
• برای ایجاد یک صفحه اصلی تعاملی با تیم توسعه وب در بخش بازاریابی شریک شوید
• پیشرفت به روز رسانی وب سایت
• تعامل در رسانه های اجتماعی

این فقط چارچوبی است که تیم طراحی برای ایجاد برنامه عملیاتی خود استفاده می کند. این طرح را در یک ابزار مدیریت کار زنده کنید. با مدیریت کار یا حتی مدیریت نوآوری، هر کار را می توان در زمان واقعی از شروع تا تکمیل ردیابی کرد.

5. برنامه ریزی استراتژیک عملیاتی خود را به اشتراک بگذارید و به روز کنید

هنگامی که برنامه ریزی را ایجاد کردید، آن را با سهامداران کلیدی به اشتراک بگذارید تا آنها مهم ترین اهداف تیم شما و وظایف روزانه ای را که برای رسیدن به آن لازم است درک کنند. برنامه و به‌روزرسانی‌های خود را در یک ابزار مشترک که پیشرفت در زمان واقعی را ثبت می‌کند قرار دهید.

مانند هر عنصر برنامه ریزی پروژه، همه چیز ناگزیر تغییر خواهد کرد. برنامه ریزی عملیاتی خود را به طور فعال نظارت کنید و از پیشرفت آن گزارش دهید تا ذینفعان کلیدی و اعضای تیم بتوانند از نحوه پیگیری اهداف خود مطلع شوند. گزارش پیشرفت ماهانه از طریق به روز رسانی وضعیت کتبی.

نتیجه

یک برنامه ریزی عملیاتی و همچنین استراتژیک می تواند به شما کمک کند تا مطمئن شوید که در اهداف بلندمدت پیشرفت می کنید. با برنامه های عملیاتی به اهداف کوتاه مدت سازمان و شرکت خود دست پیدا کنید و از طریق برنامه استراتژیک یک برنامه بلند مدت را برای خود ترسیم کنید. موانع را شناسایی کنید و راه های عبور از آن را بیاموزید. همه اینها زمانی محقق می شود که با اصول تدارک برنامه آشنایی داشته باشیم. کارشناسانی که در این زمینه تخصص لازم را دارند تنها افرادی هستند که می توانند مشاوره دقیقی به شما ارائه دهند.