آشنایی با ساختار سازمانی وظیفه ای

ساختار سازمانی وظیفه ای یک نوع ساختار سازمانی است که بر اساس تقسیم وظایف و مسئولیت‌ها درون سازمان شکل می‌گیرد. در این ساختار، وظایف و مسئولیت‌ها به صورت واضح و دقیق بین اعضای سازمان تقسیم می‌شود و هر فرد یا گروه مسئولیت خاص خود را دارد.

در چارت سازمانی وظیفه ای، سلسله مراتب و روابط نظام مندی بین اعضای سازمان وجود دارد. هر کس در سازمان مسئولیت خاص خود را دارد و به رئیس خود گزارش می‌دهد. این نوع ساختار به صورت عمودی است و هر فرد یک رئیس مستقیم دارد.

به عنوان مثال، یک شرکت ممکن است سازمان خود را بر اساس وظایف مختلف مانند تولید، بازاریابی، مالی، منابع انسانی و … سازماندهی کند. هر بخش مسئولیت خود را در زمینه خود دارد و به رئیس بخش خود گزارش می‌دهد. این ساختار به شرکت کمک می‌کند تا به صورت موثرتر و کارآمدتر عمل کند.

انواع چارت سازمانی وظیفه ای

ساختار سازمانی وظیفه ای می تواند به چندین نوع تقسیم بندی شود که عبارتند از:

1- ساده: در این نوع ساختار، سازمان بر اساس وظایف وظیفه ای ساده مانند تولید، بازاریابی و فروش و … سازماندهی می شود. هر بخش مسئولیت خود را در زمینه خود دارد و به رئیس بخش خود گزارش می دهد.

2- ساختار بر حسب محصول: در این نوع ساختار، سازمان بر اساس محصولات یا خدمات مختلفی که ارائه می دهد، سازماندهی می شود. هر بخش مسئولیت خود را در زمینه محصول خود دارد و به رئیس بخش خود گزارش می دهد.

3- ساختار بر حسب مکان: در این نوع ساختار، سازمان بر اساس موقعیت جغرافیایی مختلفی که فعالیت می کند، سازماندهی می شود. هر بخش مسئولیت خود را در منطقه جغرافیایی خود دارد و به رئیس بخش خود گزارش می دهد.

4- ساختار بر حسب مشتری: در این نوع ساختار، سازمان بر اساس نوع مشتریانی که خدمات به آنها ارائه می دهد، سازماندهی می شود. هر بخش مسئولیت خود را در زمینه نوع مشتری خود دارد و به رئیس بخش خود گزارش می دهد.

5- ماتریسی: در این نوع ساختار، سازمان بر اساس هر دو عامل وظایف و محصولات یا خدمات، سازماندهی می شود. در این ساختار، هر فرد گروهی از وظایف را در زمینه خاصی دارد و به هر دو رئیس بخش و رئیس پروژه گزارش می دهد.

مزایا ساختار سازمانی وظیفه ای

هر نوع ساختار سازمانی وظیفه ای مزایا و معایب خود را دارد و انتخاب نوع مناسب ساختار بستگی به نوع فعالیت و شرایط سازمان دارد.

1- افزایش بهره وری: با توجه به تخصص وظیفه ای کارکنان، امکان انجام کارها با بهره وری بالاتر وجود دارد.

2- کاهش هزینه ها: این ساختار، بهبود کارایی و بهره وری را افزایش می دهد و در نتیجه هزینه های سازمان را کاهش می دهد.

3- برنامه ریزی بهتر: با تقسیم وظایف بین کارکنان، برنامه ریزی و مدیریت پروژه ها بهتر و سریعتر انجام می شود.

4- افزایش تخصص: در ساختار سازمانی وظیفه ای، هر یک از کارکنان به یک تخصص خاص متمرکز می شود و در نتیجه تخصص آن ها در آن حوزه بهبود می یابد.

5- افزایش انعطاف پذیری: در چارت سازمانی وظیفه ای، کارکنان می توانند به راحتی بین پروژه ها و گروه های کاری مختلف جابجا شوند و در نتیجه سازمان به انعطاف پذیری بیشتری دست خواهد یافت.

6- افزایش تعاملات: با تقسیم وظایف بین کارکنان، تعاملات بین آن ها افزایش می یابد و این موضوع باعث افزایش همکاری و تعامل در سازمان می شود.

طراحی و اصلاح ساختار سازمانی وظیفه ای طبق استراتژی

طراحی و اصلاح ساختار سازمانی وظیفه ای باید با توجه به تدوین استراتژی ساختار سازمانی سازمان انجام شود. در این راستا، باید به دقت وظایف مورد نیاز برای رسیدن به اهداف استراتژیک شناسایی شود و سپس بهینه سازی ساختار سازمانی برای انجام این وظایف صورت گیرد. همچنین، در طراحی نمودار وظیفه ای، باید به تعادل بین انعطاف پذیری و کنترل دقت شود تا سازمان قابلیت پاسخگویی به تغییرات را داشته باشد و در عین حال کارایی و کیفیت خدمات و محصولات را حفظ کند.

نقش موثر ساختار سازمانی وظیفه ای در سازمان ها

ساختار سازمانی وظیفه ای به عنوان یکی از اصول اساسی مدیریت سازمان، نقش بسیار موثری در عملکرد و موفقیت سازمان ها دارد. این ساختار با تعیین وظایف و مسئولیت های مشخص برای هر قسمت از سازمان، بهبود کارایی و کاربردی بودن فعالیت های سازمان را تضمین می کند. به طور خاص، چارت سازمانی وظیفه ای به شرح زیر نقش موثری در سازمان ها دارد:

1. افزایش بهره وری:

با تعیین وظایف و مسئولیت های مشخص برای هر قسمت از سازمان، افراد به صورت دقیق تر و کامل تر درک خواهند کرد که چه کاری باید انجام دهند و چگونه باید آن را انجام دهند. این امر باعث افزایش بهره وری در کارکنان و بهبود فعالیت های سازمانی می شود.

2. بهبود ارتباطات:

با تعیین وظایف و مسئولیت های مشخص برای هر قسمت از سازمان، ارتباطات داخلی سازمان بهبود می یابد. هر یک از کارکنان با داشتن مسئولیت های مشخص، می تواند به صورت دقیق تر و کامل تر با دیگران در سازمان ارتباط برقرار کند.

3. بهبود کارایی:

با بهینه سازی ساختار سازمانی وظیفه ای، کارایی و کیفیت خدمات و محصولات سازمان بهبود می یابد. همچنین این ساختار به کاهش هزینه های سازمان کمک می کند.

4. افزایش انعطاف پذیری:

این ساختار، به سازمان این امکان را می دهد که به راحتی به تغییرات در محیط خارجی و داخلی پاسخ دهد. با تعیین وظایف و مسئولیت های مشخص، سازمان به راحتی می تواند به تغییرات پاسخ دهد و سرعت عملکرد آن را بهبود بخشد.

5. بهبود کنترل:

با تعیین وظایف و مسئولیت های مشخص برای هر قسمت از سازمان، کنترل بر فعالیت های سازمان بهبود می یابد. در نهایت باعث می شود که سازمان به صورت دقیق تر و کامل تر بتواند فعالیت های خود را کنترل کند و بهبود یابد.

به طور کلی، ساختار سازمانی وظیفه ای با تعیین وظایف و مسئولیت های مشخص برای هر قسمت از سازمان، بهبود کارایی و کاربردی بودن فعالیت های سازمان را تضمین می کند. این ساختار به سازمان این امکان را می دهد که به راحتی به تغییرات در محیط خارجی و داخلی پاسخ دهد و به صورت دقیق تر و کامل تر فعالیت های خود را کنترل کند.

ارتباط ساختار سازمانی وظیفه ای با سایر ساختار ها

ساختار سازمانی وظیفه ای، ساختاری است که در آن وظایف و مسئولیت های هر قسمت از سازمان به صورت دقیق و مشخص تعیین شده است. در این ساختار، هر کارمند به یک وظیفه خاص اختصاص داده می شود و تمرکز اصلی بر روی انجام وظایف خود است.

ساختار سازمانی منابع انسانی، ساختاری است که در آن تمرکز بر روی مدیریت منابع انسانی سازمان است. در این ساختار، تلاش برای جذب، حفظ و توسعه نیروی کار است.

ساختار سازمانی ماتریسی، ساختاری است که در آن ترکیبی از ساختار وظیفه ای و ساختار پروژه ای وجود دارد. در این ساختار، کارمندان به طور همزمان در چندین پروژه فعال هستند و مسئولیت های آنها بر اساس پروژه هایی که در آنها شرکت می کنند تعیین می شود.

در کل، ساختار سازمانی وظیفه ای بیشتر بر روی وظایف و مسئولیت های کارمندان تمرکز دارد، ساختار سازمانی منابع انسانی بیشتر بر روی مدیریت منابع انسانی تمرکز دارد و ساختار سازمانی ماتریسی تلاش می کند برای ترکیب بهترین ویژگی های ساختار وظیفه ای و ساختار پروژه ای با هدف بهبود عملکرد سازمان استفاده شود.

نتیجه گیری

شرکت متیس به عنوان یک شرکت مشاوره مدیریت، خدمات طراحی ساختار سازمانی را به مشتریان خود ارائه می دهد. این خدمات شامل مشاوره در زمینه طراحی و بهینه سازی ساختار سازمانی، تعیین وظایف و مسئولیت های مشخص برای هر قسمت از سازمان، بهبود ارتباطات داخلی سازمان، بهبود کارایی و کنترل بر فعالیت های سازمان می باشد.

شرکت متیس با توجه به نیازهای مشتریان، پس از بررسی و تحلیل وضعیت فعلی سازمان، یک ساختار سازمانی وظیفه ای مناسب برای آن طراحی می کند. با این کار، سازمان قادر خواهد بود به صورت دقیق تر و کامل تر فعالیت های خود را کنترل کند و بهبود کارایی و کاربردی بودن فعالیت های خود را تجربه کند.

اگر شما به دنبال بهبود عملکرد و موفقیت سازمان خود هستید، می توانید با شرکت متیس تماس بگیرید و از خدمات طراحی ساختار سازمانی آن استفاده کنید.