سازماندهی رسمی – مراحل و مبانی آن

قبل از هر چیز باید تاکید کرد که در سازماندهی رسمی هیچ روشی به عنوان بهترین راه وجود ندارد که در آن تمام سازمانها یا موقعیت ها عملی باشند. الگویی که برای سازماندهی به کار می رود به موقعیت ها و همچنین به اعتقادات مدیرانی بستگی دارد که تصور می کنند الگوی خاصی در وضعیت یا موقعیت معین آنها را یاری خواهد کرد. طرح کلاسیک سازماندهی از زمانی که مدیریت به عنوان یک رشته در دانشگاه ها مورد توجه قرار گرفت، وجود داشته است.

طرح کلاسیک سازماندهی رسمی

 طرح کلاسیک عبارت است از یک ساختار سازمانی دارای نظام سلسله مراتب رئیس و مرئوس به شکل هرم که در واقع سیستم پیچیده ‌ای از مکانیزم های مختلف قوانین و مقررات و روش‌ها می باشد. این سیستم ماهیتاً دارای نظم و انضباط است و مسئولیت های افراد برحسب مقامشان در سلسله مراتب سازمانی معین شده است.

در سال‌های اخیر نوع جدیدی از سازماندهی مورد نظر قرار گرفته است که در آن حداقل تقسیم وظایف به طور رسمی دیده می‌شود و بیشتر ماهیت غیر رسمی دارد. نظریه پردازان کلاسیک بر این باور بودند که قصور در تعریف دقیق روابط سازمانی موجب کاهش کارایی و بروز ابهام و سردرگمی در سازمان می‌شود؛ بنابراین هرچه وظایف و فعالیت‌های افراد و گروه های کاری سازمان به طور دقیق ترین تعریف  شوند، انجام وظایف سازمان آسانتر و بهتر خواهد شد.

بر اساس این تفکر تنظیم ساخت سازمان باید طی مراحل معین و ضمن رعایت اصولی کلی انجام شود. طبق نظریه های کلاسیک برای سازماندهی باید مراحل چهارگانه ای به شرح زیر طی شود:

مرحله اول: تقسیم کل سازمان در قالب چند بخش عمده (تقسیم بندی افقی )از طریق طی مراحل ذیل:

الف) تقسیم بندی کارها و فعالیت ها با توجه به وظایف عمده سازمان

ب) طراحی اداره ها

ج) طراحی واحدهای پشتیبانی

مرحله دوم: ایجاد ارتباطات میان سطوح سازمانی با توجه به اختیارات آنها (تقسیم بندی عمودی) از طریق طی مراحل ذیل:

الف) ارائه طرح سلسله مراتب سازمانی

ب) تعیین حیطه نظارت افراد

ج) مشخص کردن حوزه سرپرستی افراد با رعایت اصل “وحدت فرماندهی”

د) تنظیم روابط رئیس و مرئوس

ه) تعیین نوع و حدود اختیارات افراد

و) تنظیم روابط صف و ستاد

ز) تعیین میزان تمرکز و عدم تمرکز

مرحله سوم: مرتبط ساختن سلسله مراتب سازمانی (ترکیب افقی) از طرق ذیل:

الف) تدوین راهنمایی سازمان

ب) تعیین وظایف تخصصی

ج) تدوین رویه های کاری

د) تشکیل گروه‌های کار دائمی و شوراها

ه) تشکیل گروه های کاری موقت

مرحله چهارم: جایابی برای کارکنان و تثبیت نیروها از طریق طی مراحل زیر:

الف) تقسیم کار بین افراد

ب) تدوین شرایط احراز هر شغل

ج) تدوین شرح مشخصات شغل

د) تدوین قوانین و مقررات موجود

البته در مورد نحوه سازماندهی و ترتیب مراحل ایجاد و شکل‌گیری سازمان اختلاف‌نظر وجود دارد به طوری که گروهی “روش سازماندهی از پایین به بالا” و برخی “روش سازماندهی از بالا به پایین” را توصیه می‌کنند و برای مثال در چهارچوب نظریه‌های مکتب کلاسیک “روش سازماندهی از بالا به پایین” توصیه میگردد.

سازماندهی بر مبنای وظیفه

سازماندهی بر مبنای وظیفه به طبیعت کار، مهارت ها و تکنولوژی که برای انجام آن نیاز است، بستگی دارد. بروکراسی ها در اکثر موارد به این صورت بخش بندی می‌شوند. بخش‌بندی وظیفه ای اغلب در شرکت های تولیدی کوچک مشاهده می‌شود. هر بخش ممکن است به قسمت های ریزتری تقسیم شود، به عنوان مثال، بخش مالی ممکن است شامل بخش هایی برای حساب های دریافتنی‌، حسابداری پرداختنی، اعتبار و صورت  دستمزدها باشد.

در تهیه چنین ساختاری، فعالیت ها بر حسب وجوه مشترکی که دارند و معمولاً از پایین به بالا گروه بندی می شوند. اگر محیط دارای ثبات بوده و اگر سازمان از نوعی تکنولوژی استفاده کند که یکنواخت و عادی باشد و نیز دوایر سازمانی وابستگی زیادی به یکدیگر نداشته باشند، ساختار وظیفه‌ای، موثر خواهد بود.

مراحل سازماندهی رسمی

 تقسیم بندی افقی و عمودی(مراحل اول و دوم):

 با توجه به ماهیت و شکل متفاوت وظایف سازمانی  را در قالب بخش‌های وظیفه عمده تقسیم بندی می‌کنند. معمولاً با افزایش وسعت سازمان تعداد بخشهای وظیفه آن افزایش می‌یابد و مشاغل تخصصی تر می شوند و سازمان به اجزای بیشتری تقسیم می‌شود.

مرحله ی اول:

طراح با استفاده از روش ها و شیوه های گوناگون طراحی و با توجه به وظایف عمده سازمان آنها را در قالب وظیفه های جزئی تر تقسیم می کند و پس از طراحی اداره ها به طراحی واحدهای ادارات فرعی می پردازد.

مرحله ی دوم:

پس از مشخص شدن سلسله مراتب قدرت و اختیار در سازمان سطوح سازمانی مختلف شکل می‌گیرند. در واقع ترسیم خط  فرماندهی و تعیین سلسله مراتب سازمانی از مهمترین تصمیم هایی است که در این مرحله باید توسط مدیر اتخاذ شوند.

مرحله سوم:

باید بیشتر تلاش شود تا با استفاده از ساز و کارهای ترکیب استمرار حیات و هماهنگی فعالیت های سازمان تنظیم شود. بنابراین می توان گفت که در فراگرد سازماندهی، دو روش یا ابزار مهم “تجزیه” و “ترکیب”  مورد استفاده قرار می گیرد. بدین ترتیب ترکیب و هماهنگ ساختن اجزای سازمان با توجه به نحوه تعامل خرده سیستم ها و واحدهای سازمانی به نیروزایی و افزایش کارایی سازمان می‌انجامد و تا مرحله سوم مجموعه واحدهای سازمانی شکل می‌گیرد و واحدهای فرعی و اصلی مشخص می شوند. در نتیجه ترکیب کلی سازمان معین می گردد ولی تا زمانی که افراد با ساختار سازمانی مرتبط نشوند و وظایف آنها معین نگردد، اهداف اساسی سازماندهی تحقق نمی یابد.

مرحله چهارم:

به اموری نظیر تقسیم کار، تهیه انگیزه ،شرح وظایف افراد، شرایط احراز شغل و تدوین قوانین و مقررات اطلاق می شود.

نکته1)

در تقسیم کار عمودی سه موضوعمهم باید مد نظر باشد:

۱_ تعداد سطوح سازمانی مورد نیاز در  مراتب سازمانی. به این ترتیب برحسب تعداد سطوح سازمانی ممکن است شکل هرم سازمانی به صورت “تخت” ، “متوسط” یا “بلند” در بیاید.

۲_ حیطه نظارت. حیطه نظارت به تعداد کارکنانی که مستقیماً به یک مدیر گزارش می‌دهند دلالت دارد.

۳_ درجه تمرکز. این موضوع بر جایگاه اصلی تصمیم گیری در سازمان دلالت دارد.

نکته2)

البته نباید این نکته را نادیده گرفت که به طور خالصانه تفکیک بر اساس مناطق جغرافیایی، سومین عنصر در تعریف پیچیدگی سازمان است، این امر نشان می‌دهد که اگرچه تفکیک عمودی و افقی واحدهای سازمانی را از هم پراکنده تر ساخته ولی جدایی واحدها از لحاظ فیزیکی نیز می‌تواند این پیچیدگی را افزایش دهد. تفکیک بر اساس مناطق جغرافیایی به میزان پراکندگی واحدها و امکانات و نیروی انسانی از لحاظ جغرافیایی اشاره دارد. این تفکیک میزان پراکندگی ادارات و کارخانجات و افراد سازمان بر اساس مناطق جغرافیایی با تفکیک عمودی مرتبط هستند.