عناصر کلیدی ساختار سازمانی

آشنایی با ساختار سازمانی

صرفاً به این دلیل که بسیاری از سازمان‌ها به یک شکل خاص ساختار یافته‌اند، به این معنی نیست که سازمان شما نیز باید اینطوری باشد. بسته به اندازه تیم و نحوه ساختار جریان کاری شما، ممکن است از هر تعداد ساختار سازمانی جایگزین بهره مند شوید. همچنین نکات کلیدی ساختار سازمانی می‌تواند به شما بینشی در زمینه‌های مشکل دار و فرصت‌های احتمالی برای توسعه بدهد. اگر تیم های شما نتایج مورد نیاز شما را ارائه نمی دهند، ساختار سازمانی یکی از مقصران احتمالی است. نتایج راهی است برای ارزیابی اینکه آیا سیستم‌ها و ساختارهای شما مطابق با هدف کار می‌کنند یا خیر.

انتخاب ساختار مناسب و آشنایی با عناصر کلیدی ساختار سازمانی برای تیم شما مستلزم این است که به نحوه عملکرد تیمتان در حال حاضر و وضعیت آینده  فکر کنید. قبل از اینکه نمودار سازمانی را ترسیم کنید یا شروع به پیشنهاد تعداد کار جدید کنید، به مطالعه این مقاله ادامه دهید. ما انواع مختلف ساختار سازمانی، چیستی آنها و راه های اجرای آنها را بررسی خواهیم کرد.

ساختار سازمانی چیست؟

ساختار سازمانی روشی است که یک شرکت، سازمان یا تیم راه اندازی می شود و می تواند سلسله مراتبی و با سطوح مختلف مدیریت باشد؛ یا می تواند با خطوط تولید و بخش های مختلف باشد. گاهی اوقات، هیچ سلسله مراتبی وجود ندارد. هر شرکت و تیمی یک ساختار سازمانی دارد، حتی اگر به طور رسمی تعریف نشده باشد.

عناصر کلیدی ساختار سازمانی

صرف نظر از اندازه سازمان، جنبه های خاصی از تصمیم گیری در محل کار و فرآیندها باید روشن باشد؛ بسیاری از کسب و کارهای کوچک به طور غیررسمی این نام گذاری ها را انجام می دهند. با این حال، همانطور که یک شرکت رشد می کند، بازبینی و شفاف سازی این سلسله مراتب (یا عدم وجود آنها) مفید است. پس هر سازمان باید حداقل عناصر کلیدی ساختار سازمانی زیر را تعیین کند:

تخصص کار

تخصص های کاری کمتر به صورت رسمی به عنوان نقش یا شرح شغل شناخته می شوند و آنها مشخص می کنند که یک شخص در یک سازمان یا در یک تیم کوچکتر چه مسئولیتی دارد. داشتن تخصص کاری واضح به شما کمک می کند تا بهترین استفاده را از استعدادها ببرید. آنها روشن می کنند که مسئولیت ها و معیارهای موفقیت یک فرد چیست و به محافظت در برابر کاهش منابع کمک می کنند.

زنجیره فرماندهی

اگر سازمان شما مانند بسیاری دیگر، به ترکیبی از مدیران افراد و مشارکت کنندگان فردی متکی است، باید یک زنجیره فرماندهی ایجاد کنید و این به افراد در شفافیت اینکه باید با چه کسانی برای حمایت تماس بگیرند، جهت می دهد. وقتی افراد سایر بخش‌ها باید وضعیت پروژه‌های چندکاره را بررسی کنند، تشخیص اینکه چه کسی آنها را هدایت می‌کند، آسان می‌شود.

بخش بندی و تقسیم بندی

تقسیم بندی افراد در بخش ها، تیم هایی از افراد را ایجاد می کند که مشاغل آنها حول یک نوع خاص از کار سازماندهی شده است. یک بخش می تواند منابع انسانی، فروش، بازاریابی یا فناوری اطلاعات باشد. افراد در این بخش‌ها اغلب مهارت‌های مشترکی دارند و اغلب در پروژه‌ها با هم کار می‌کنند. هر بخش به طور معمول توسط یک مجری هدایت می شود.

محدوده کنترل

تعداد اعضای تیمی که به یک مدیر معین گزارش می دهند، رسما به عنوان «حوزه کنترل» نامیده می شود. اگر یک مدیر تعداد زیادی گزارش مستقیم داشته باشد، تیم اغلب به بخش های کوچکتر تقسیم می شود. این مورد بیشتر در شرکت‌های بزرگ اتفاق می‌افتد، جایی که چندین نفر ممکن است یک کار مشابه را انجام دهند.

تمرکز و عدم تمرکز

اصطلاح تمرکز و تمرکززدایی که بهتر است به عنوان «مدیریت از بالا به پایین در مقابل مدیریت از پایین به بالا» در نظر گرفته شود به میزان نفوذ رهبران سطح بالا بر یک سازمان اشاره دارد. البته همه رهبران بر سازمان خود قدرت دارند. اما ساختارهای مدیریت غیرمتمرکز تمایل به تصمیم گیری چابک تری دارند که در همه سطوح اتفاق می افتد. کارمندان این اختیار را دارند که نقش خود را انجام دهند و هر طور که می خواهند تصمیم بگیرند.

رسمی سازی

رسمی‌سازی تعیین می‌کند که چقدر استانداردسازی در سراسر سازمان وجود دارد. این موضوع ممکن است بر عملکردها، سیستم ها، شرح وظایف و جریان اطلاعات تأثیر بگذارد. سازمان‌هایی که رسمیت بالایی دارند، اغلب بالغ‌تر و بسیار نظام‌مند هستند. اگر به خوبی انجام شود، این نوع ساختار باید نوآوری را تقویت کند، نه اینکه آن را خفه کند.

اهمیت ساختار سازمانی و شناخت عناصر کلیدی ساختار سازمانی

نقش های ساختار سازمانی مهم هستند، زیرا به کسب و کارها کمک می کنند تا فرآیندهای تصمیم گیری کارآمد را اجرا کنند. با اختصاص نقش های تخصصی به کارمندان سطح پایین، کسب و کارها می توانند تصمیمات بهتر را سریعتر بگیرند.

علاوه بر این، ساختارهای سازمانی نمودار سازمانی واضحی را ارائه می دهند که به کسب و کارها کمک می کند منابع انسانی خود را پیگیری کنند. هنگامی که شرکت شما کوچک است، تصور اینکه شما هرگز مسیر کاری را که همه انجام می دهند از دست بدهید، سخت است. به هر حال، در استارتاپ ها و کسب و کارهای کوچک، اغلب این احساس می شود که همه در حال انجام هر کاری هستند.

با این حال، به خاطر داشته باشید که در پشت این فلوچارت ها افراد واقعی وجود دارند مانند رهبران و کارمندانی که در نمودار سازمانی نشان داده شده اند، هر کدام تحت شرایط مختلف و با سبک های رهبری متفاوت، بهترین عملکرد را دارند. اگر آنها را در چه چیزی و چرایی تغییرات سازمانی خود قرار ندهید، به احتمال زیاد در هنگام وقوع در برابر تغییرات مقاومت می کنند.

اصلاح و تدوین ساختار سازمانی

از آنجایی که تغییر و اصلاح ساختار سازمانی اجتناب ناپذیر است، ایده خوبی است که زودتر با تغییر اوضاع ارتباط برقرار کنید. برای شفافیت هر چه بیشتر در محل کار تلاش کنید و اگر تغییراتی در سازمان خود ایجاد کردید، زمانی را برای بررسی افراد تحت تأثیر قرار دهید. می توانید سعی کنید تأثیر آن ها را به حداقل برسانید و در صورت نیاز به ایجاد یک طرح انتقال کمک کنید.

تدوین استراتژی ساختار سازمانی و نقش آن در مدیریت سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار است که سازمان ها با کمک واحد برنامه ریزی می تواند استراتژی ساختار سازمانی را تدوین و همراه با سایر استراتژی های موجود در سازمان پیاده سازی و نتیجه آن را به مدیران و سایر سطوح مربوط گزارش نمایند.

انتخاب بهترین ساختار سازمانی برای شرکت شما با توجه به عناصر کلیدی ساختار سازمانی

وقتی صحبت از ساختارهای سازمانی می شود، هیچ راه حل مشابهی برای همه وجود ندارد. بهترین راه برای انتخاب ساختار سازمانی برای شرکت شما این است که ابتدا نیازها و اهداف کسب و کار خود را ارزیابی کنید. در این مرحله می توانید آن نیازها را با یکی از ساختارهای سازمانی رایج مطابقت دهید.

اگرچه پاسخ “درست” وجود ندارد، برخی از ساختار های سازمانی برای تیم شما مناسب تر از سایرین هستند و در حالی که ما معمولاً از تلاش برای چندین راه حل حمایت می کنیم تا زمانی که آنچه را که کار می کند پیدا کنید، این امر در توسعه سازمانی به خوبی کار نمی کند.

سازماندهی مجدد شرکت (به ویژه موارد تکراری) تمایل به تخریب روحیه کارکنان دارد. حتی زمانی که سازمان ها به خوبی مدیریت شوند، عدم اطمینان و استرس را در کارکنان ایجاد می کنند. از آنجایی که آنها اغلب مقدمه اخراج هستند، مردم تمایل دارند از دست دادن شغل خود بیم داشته باشند، حتی زمانی که تغییرات به طور کلی مثبت باشد. اگر الگویی از تغییرات عمده دیگر به سرعت در حال پایین آمدن باشد، این دستورالعملی برای بدبینی و فرسودگی شغلی است.

ساختار های سازمانی و تسلط به نکات کلیدی ساختار سازمانی در جهت پیش برد اهداف، سودآوری ارتباطات داخلی و خارجی و در ارائه خدمات و مدیریت فرایندهای سازمان نقش بسزایی دارد و می تواند باعث بلوغ سازمان و ماندگاری آن بشود. در صورتی که سازمان با چالش مواجه شود می تواند اقدام به اصلاح ساختار سازمانی و بازنگری دوباره فرایند های بکند.

نکات مهم برای تصمیم گیری در مورد ساختار سازمانی

هنگام تصمیم گیری در مورد ساختار سازمانی، مهم است که این چهار عامل را در نظر داشته باشید:

۱. خدمات

ساختاری که انتخاب می کنید به نوع شرکتی که اداره می کنید بستگی دارد. به عنوان مثال، شرکت هایی که به تعدادی از کارکنان خط مقدم متکی هستند، ساختار بسیار متفاوتی نسبت به سازمان های غیرانتفاعی دارند. هر کدام یک نمودار سازمانی متفاوتی بر اساس کاری که انجام می دهند و جایی که باید تلاش های خود را اولویت بندی کنند، خواهند داشت.

برای ایجاد یک سازمان موثر، باید بدانید که کدام اعضای تیم برای تسهیل کار افراد در این زمینه وجود دارند و کدام کارکنان از رهبران حمایت می کنند.

۲. اندازه

اندازه شرکت هنگام تعیین ساختار سازمانی رسمی بسیار مهم است، چرا که شرکت های کوچکتر اغلب دارای همپوشانی بالایی در نقش ها هستند و آنها ساختارهای رسمی کمتری دارند. بنابراین این عدم استانداردسازی می‌تواند چالش‌هایی را ایجاد کند، اما باعث می‌شود تیم‌ها به سرعت رشد کنند.

از سوی دیگر، سازمان‌های بزرگ‌تر با ساختاری متمرکز و رسمی‌تر، سریع‌تر رشد می‌کنند.  این امر باعث می شود افراد بدانند کجا اطلاعات را پیدا کنند، با چه کسی صحبت کنند تا کارها را انجام دهند و از تکرار تلاش های بیهوده اجتناب کنند. چالش ها و نقاط قوت منحصر به فرد هر سازمان با اندازه های متفاوت به اطلاع رسانی بهترین نوع ترتیبات کمک می کند.

۳. مرحله

به منظور ایجاد سیستم های استاندارد، (معمولا) باید چیزی برای سیستم سازی وجود داشته باشد. توسعه سیستم‌هایی برای کسب‌وکاری که مشتری، خدمات و کارمندی ندارد، بسیار سخت یا به طرز فریبنده‌ای آسان است.

در مراحل اولیه، نه تنها شرکت‌های کوچک از ساختار کمتر رسمی سود می‌برند، بلکه به آن نیازی ندارند. هنگامی که جریان های کاری پدیدار می شوند، الگوها به وجود می آیند و مشکلات رخ می دهند، می توانند آن یادگیری ها را به عنوان یک فرآیند رسمی منعکس کنند.در زمانیکه نیاز به سیستم ها ایجاد می شود، نیاز به روابط گزارش دهی و ساختار تقسیمی  وجود دارد.

۴. سیستم ها

سازمان ها در هر مرحله حتی با یک نفر تمایل دارند کار خود را بر اساس عملکرد سازماندهی کنند؛ حسابداری، بازاریابی و خدمات از همان روز اول وجود دارد. هنگامی که این کار توسط یک شخص انجام می شود، نیازی به بیان سیستم ها نیست و افراد بیشتر به معنای نیاز بیشتر به تعریف چگونگی، زمان و چرایی کار تیمی است.

هر دو سیستم موجود و مورد نظر در ساختار سازمان نقش دارند. اگر به همکاری و ارتباط سریع‌تر بین تیم‌ها نیاز دارید، یا می‌خواهید یک ساختار «مسطح‌تر» طراحی کنید یا اگر رهبران نیاز به حذف از فعالیت های روزمره داشته باشند، این موارد به داشتن ساختاری کمک می کند که اختیارات و مسئولیت پذیری را به دیگران تفویض کند.

ساختن یک سازمان سالم به معنای چیزی بیش از عملکرد خوب است. اگرچه عملکرد مهم است و این به معنای ایجاد برنامه هایی برای حمایت از کارمندان و نقش محل کار در رشد آنها است.

فکر کردن به انواع اختیاراتی که در حال حاضر وجود دارد می تواند به شما در انتخاب ساختار سازمانی مناسب کمک کند، اما دانستن اینکه به کجا می خواهید بروید و نتایجی که می خواهید در آینده به دست آورید، به شما کمک می کند تا به آنجا برسید.

نتیجه گیری

شرکت مشاوران خبره کسب و کار ایرانیان (گروه متیس) با تجربه و تیم حرفه ای که دارد، می تواند به شرکت شما در اصلاح ساختار سازمانی کمک کند. این شرکت با استفاده از روش های مدیریتی حرفه ای، بهبود فرآیندهای کاری و افزایش بهره وری شرکت شما را تضمین می کند. بنابراین، اگر شما به دنبال تغییرات و بهبود ساختار سازمانی هستید، می توانید با شرکت مشاوران خبره کسب و کار ایرانیان (گروه متیس) برای دریافت مشاوره و پروپزال رایگان تماس بگیرید.