استراتژی ساختار سازمانی و ارکان موجود در آن

تعریف

استراتژی ساختار سازمانی راه یا شیوه‌ای است که به وسیله آن فعالیتهای سازمانی تقسیم، سازماندهی و هماهنگ می‌شوند. سازمان‌ها ساختارهایی را به وجود می‌آورند تا فعالیت‌های عوامل انجام کار را هماهنگ کرده و اعمال اعضا را کنترل کند. ساختار سازمانی در نمودار سازمانی نمایان می‌شود.

ارکان ساختار سازمانی

در تحلیل ساختار سازمانی سه رکن زیر مورد توجه قرار می‌گیرد:

۱_ ساختار سازمانی تعیین کننده روابط رسمی و گزارشگری در سازمان است و نشان‌دهنده سطوحی است که در سلسله مراتب اداری وجود دارد و حیطه کنترل مدیران را نیز مشخص می نماید.

۲_ ساختار سازمانی تعیین کننده جایگاه افرادی است که به صورت گروهی در یک واحد کار می‌کنند و به گروه بندی یا تقسیم بندی واحدهایی که در کل سازمان وجود دارد، می پردازد.

۳_ ساختار سازمانی دربرگیرنده طرح سیستم هایی است که به وسیله آنها همه واحدها هماهنگ و یکپارچه می شود و در نتیجه ارتباط موثر در سازمان تضمین خواهد شد.

عوامل موثر بر ساختار سازمانی

ساختار سازمانی تحت تاثیر اهداف و استراتژی، محیط، تکنولوژی و اندازه سازمان قرار میگیرد. این متغیرها، کلیدی و محتوایی هستند و معرف کل سازمان و جایگاه آن می‌باشند که بین سازمان و محیط قرار گرفته و از آن مشتق می شوند. متغیرهای محتوایی می‌توانند مهم باشند زیرا نشان دهنده سازمان و محیطی هستند که متغیرهای ساختاری درون آنها قرار گرفته است.

متغیر ساختاری

متغیر های ساختاری بیانگر ویژگی های درونی یک سازمان هستند و مبنایی به دست می دهند که  میتوان بدان وسیله سازمان‌ها را اندازه گیری کرد و ویژگی های ساختاری آنها را با هم مقایسه نمود.

متغیر محتوایی

متغیرهای محتوایی بر متغیرهای ساختاری اثر می گذارند. پیچیدگی و رسمیت و تمرکز نمونه های مهمی از متغیرهای محتوایی می باشند. متغیرهای محتوایی بر متغیرهای ساختاری اثر می گذارند و از نحوه ترکیب و در آمیختن آنها انواع طرح های ساختاری به وجود می‌آید.

نقش استراتژی در ساختار سازمانی

 سازمان ها (شرکت ها) برای رسیدن به اهداف موسسین خود تاسیس می شوند. در همان بدو تأسیس استراتژی اولیه آنها تعیین می شود. درست است که تدوین استراتژی پیمودن مسیر شرکت در آینده را تعیین می‌کند اما تدوین بدون اجرا ایجاد سود نمی کند و اهداف شرکت را برآورده نمی‌سازد.

به همین دلیل مدیر یا همان موسسین شرکت به ابزاری مناسب نیاز دارند که استراتژی خود را به درستی اجرا کنند و در طول اجرا از ابتدا تا انتها بر حسن انجام استراتژی کنترل و نظارت داشته باشند تا شرکت بتواند به اهداف خود برسد. انتخاب یک ساختار بدون درنظرگرفتن استراتژی هم مثل این است که شرکت استراتژی ندارد. ساختار باید به نیازهای مدیران واکنش نشان دهد.

ساختار سازمانی به تنهایی ایجاد مزیت رقابتی نمی کند و برای ایجاد مزیت رقابتی باید ساختار با استراتژی سازمان در تعادل و مرتبط باشد. به عنوان مثال شرکتی که اهداف آن صادرات یک کالا است، باید ساختاری را انتخاب کند که از طریق آن ساختار صادرات را به صورت آسان و اثربخش انجام دهد. ساختار سازمانی یک شکل منظم به نقش ها و روش ها و مکانیزم کنترل قدرت و فرآیند تصمیم‌گیری است. ساختار سازمانی تحت نفوذ عواملی مثل موقعیت اندازه و عمر شرکت قرار می گیرد.

انواع ساختار سازمانی

وقتی که شرکت‌ها ساختاری که با استراتژی‌های آنها تطابق دارد انتخاب می‌کنند، استراتژی رقابتی به دست می‌آید. ساختارهای موجود استراتژی آینده شرکت را تحت تاثیر قرار می‌دهد. شرکت ها با رشد استراتژی آنها جهت ارتباط بین ساختار و استراتژی و تسهیل کنترل استراتژیک، ساختارشان تغییر می‌کند.

ساختار ساده

ساختار ساده شکلی از سازمان است که در آن مدیر همه تصمیمات خود را به صورت مستقیم می گیرد و ناظر بر همه فعالیت‌های سازمانی است. البته فعالیت ستادی به عنوان قدرت سرپرستی اضافی مدیر تلقی می‌شود. این ساختار درگیر وظایف تخصصی محدود و نقشه‌های محدود در سازمان است. سیستم اطلاعات مدیریت نسبتاً غیر پیشرفته است و مدیران به صورت مستقیم بر فعالیت ها نظارت می‌کنند. این ساختار مخصوصاً به وسیله شرکت‌هایی که دارای یک نوع محصول بوده و در یک بازار جغرافیایی منفرد فعالیت می‌کند مورد استفاده قرار می‌گیرد.

کاربرد ساختار ساده

به دلیل کوچک بودن سازمان، ساختار ساده در شرکت هایی که به طور مکرر بر هزینه های پایین تمرکز دارند، مورد استفاده قرار می‌گیرد‌. در این ساختار ارتباط به طور مستقیم و مکرر است و تولیدات جدید به سرعت وارد بازار می شوند. لذا در بسیاری از موارد این شرایط موجب به وجود آمدن مزیت های رقابتی نیز می شود. در ساختار ساده استراتژی‌ها نقش حیاتی در کسب موفقیت سازمان از جنبه‌های مختلف اقتصادی ایفا می‌کنند.

ویژگی ساختار ساده سازمان

پیچیدگی کم ( نقش ها و وظایف تخصصی محدود)

رسمیت پایین ( سیستم اطلاعات غیر پیشرفته،‌ مدیربه‌طور مستقیم ناظر بر امور است)

تمرکز زیاد (همه تصمیمات را خود مدیر می‌گیرد)

ساختار ساده در چه مواردی اثر بخش است؟

ساختار ساده می تواند در یک سری از موارد اثربخش باشد، این موارد عبارتند از:

• اندازه سازمان کوچک باشد.
• سازمان در مرحله شکل گیری باشد.
• محیط سازمان ساده و پویا باشد.
• سازمان با بحران و تهدید محیطی مواجه باشد.
• مدیر ارشد مالک سازمان باشد.
• مدیر ارشد سازمان خواهان تمرکز قدرت در دست خود باشد.
• مدیر ارشد از قدرت ناشی از اعتماد زیر دستان خود برخوردار باشد.

مزایای ساختار ساده سازمان

• شکل گیری سریع آن
• انعطاف پذیری
• عدم وجود لایه زاید
• مسئولیت کاملاً مشخص افراد
• حداقل میزان ابهام در اهداف برای کارکنان

نقاط قابل بهبود ساختار ساده سازمان

• قابلیت کاربردی محدود
• قدرت تمرکز در دسته یک نفر ساختار سازمانی
• بیشترین ریسک

ساختار وظیفه ایی سازمان

به منظور تطابق با فعالیت های پیچیده سازمان، شر کتها به جای استفاده از ساختار ساده، ساختار وظیفه‌ای را انتخاب می‌کنند. ساختار وظیفه ای توسط شرکت‌های بزرگ که دارای تنوع کاری پایین هستند مورد استفاده قرار می‌گیرد. ساختار وظیفه ای شامل یک مدیر اجرایی با چندین مدیر وظیفه ای است که بر اساس کارهای تخصصی و فعالیت‌هایی که باید در شرکت انجام شود، گروه بندی شده اند. برای مثال می توان قسمت های تولیدی، حسابداری ،بازاریابی و تحقیق و توسعه مهندسی و منابع انسانی را در نظر گرفت.

این ساختار فرصت انجام فعالیت‌های تخصصی را فراهم نموده و موجب تسهیل در تهیه دانش و توسعه ایده‌ها می‌شود. به دلیل وجود فعالیت‌ها و وظایف متعدد که می‌تواند مانع ارتباط و هماهنگی شود، وظیفه اصلی مدیر اجرایی در این ساختار، تصمیم‌گیری است.

به عنوان مثال:

• دانشگاه برمبنای واحدهای وظیفه‌ای از قبیل واحد آموزشی، خدمات دانشجویی، واحد حسابداری و…
• شرکت های تولیدی مثل خودروسازی، فولاد که دارای استانداردهای انجام کار می باشند.
• شرکت های خدماتی مثل ادارات پست که کارکنان کار های مشخص و تکراری، در آن شغل متخصص شده‌اند با دستورالعمل های مشخص واگذار شده است.

ساختار وظیفه در چه مواردی اثر بخش است؟

• سازمان بزرگ
• شرکتهای دارای تولید انبوه
• محیط ساده و باثبات
• کارهای تکراری و استاندارد شده
• فناوری کاربردی تکراری

مزایای ساختار وظیفه ای سازمان

• کارایی بالا
• تخصصی شدن وظایف
• کاهش هزینه
• تصمیم گیری سریع تر انجام می شود.

نقاط قابل بهبود ساختار وظیفه ایی سازمان

• تمایل به مدیران مناطق وظیفه‌ ای به جای تمایل آنان به استراتژی های سازمانی
• افزایش تضاد و تعارض بین واحدهای صفی و ستادی
• تفویض مسئولیت‌ها بر عهده مقامات ارشد
• عدم تقویت تفویض اختیار