عارضه یابی چیست؟ و 3 مدل عارضه یابی ساختار سازمانی

عارضه یابی از طریق تحلیل کسب و کار لزوما منجر به مشخص شدن یک حقیقت محض نمی شود. توجه داشته باشید که هدف از عارضه یابی سازمانی ایجاد یک شناخت و درک کامل و جامع از یک سیستم است که بر اساس آن لزوم ایجاد تغییرات در سیستم، ساختار سازمانی و مواضعی که نیاز به تغییر دارند، مشخص می شود.

امروزه در کل دنیا با رشد گسترده تکنولوژی و رشد سریع آن باعث شده سازمان ها(شرکت ها) نیز دچار تغییر و تحولی بشوند.

برای اینکه سازمان ها قادر به ادامه حیات و کسب و کار خود باشند باید با تغییر و تحول که در جهان رخ می دهد هماهنگ و با آن سازگاری داشته و به فکر رشد و تکامل خود باشند؛ رشد و تکامل سازمان ها باید ابتدا دورنی باشد تا بتواند به سوی برتری و پیشرفت حرکت کند.

این مفهوم رشد سازمان ها نیاز به مدیریت و مشاوره دارد تا بتوانند شرکت سازگاری تمام با تغییر و تحول داشته باشد و وجود مشاوران کسب و کار باعث می شود که کل انرژی و منابع لازم را حفظ شرکت در جهت توسعه و بالندگی سازمان از آن استفاده کنند. یا گاهی اوقات مشکلات و اخلال هایی در درون سازمان به وجود می آید که طبیعی نیستند و در نهایت عارضه ها زیاد می شود و نیروی داخلی سازمان توانایی و تخصص حل این مشلات را ندارند. پس برای حل عارضه های به وجود آمده در سازمان نیاز به مشاوره و عامل بیرونی است، در ادامه راجبه عارضه ها موجود در سازمان و مشاوره گرفتن از مشاوران کسب و کار بیشتر توضیح می دهیم.

عارضه یابی چیست؟

عارضه یابی عبارت از ایجاد یک درک مشترک و جامع در مورد یک سیستم می باشد و بر اساس آن امکان تصمیم گیری در مورد لزوم ایجاد تغییرات در سیستم و همچنین محل یا بخشی که باید تغییرات در آن انجام شود، مشخص می شود. در واقع عارضه یابی کسب و کار منجر به پیدا کردن مشکلات سازمان یا شرکت می شود و این مشکلات می تواند مربوط به ساختار سازمانی، عملکرد بخشی از سازمان یا هر چیزی باشد. سه بخش عارضه یابی شامل جمع آوری اطلاعاتی در مورد وضعیت موجود، تجزیه و تحلیل اطلاعات و نتیجه گیری برای تغییر و تحول در آینده می باشند.

به منظور ایجاد تغییر و تحول ابتدا باید از وضعیت موجود سازمان یک شناخت صحیح و کامل بدست آورد؛ بدست آوردن این شناخت نیاز به یک مدل مناسب برای شناخت دارد. مهمترین مرحله تحول و بهبود وضعیت سازمان عبارت از بررسی مشکلات یا عارضه های سازمان و ریشه یابی آنها می باشد. با انجام فرآیند عارضه یابی یا آسیب شناسی، معضلاتی که در مسیر بهبود سازمان است شناسایی می شوند.

تحلیل هایی که در قالب مشاوره کسب و کار ارئه می شوند، شامل بررسی و شناخت حوزه، موضوع و محدوده فعالیت های مختلف کسب و کار من جمله بازاریابی هستند و اخیرا مواردی از قبیل کسب رضایت مشتری و اعتبار سنجی آنها همراه با ارائه راه حل هایی جهت رفع نیاز و مشکلات با هدف کسب رضایت را شامل شده اند تا یک کسب و کار بتواند به بقای خود در بازار رقابتی ادامه دهد. به عبارتی تحلیل کسب و کار علم تشریح فرآیندها، مکانیزم ها، داده ها، اهداف و استراتژی ها در کسب و کار است. امروزه این تحلیل ها نقش مهمی در برنامه ریزی استراتژیک، شناسایی ریسک ها و مشخص کردن روش ها و رویه های سازمان دارند.

معمولا زمانی که شرکت ها دچار یک مشکل و ناکارآمدی شوند، اقدام به عارضه یابی می کنند. در صورتیکه تشخیص ناکارآمدی با هدف اصلاح و بهبود انجام گیرد، منجر به انجام فرآیند عارضه یابی می شود. بعد از عارضه یابی هم روش ها و گزینه های موجود جهت انجام اصلاحات مد نظر مشخص می شوند.

ضرورت و اهمیت عارضه یابی

امروزه محیط هیچ کسب و کاری ثابت نیست و به سرعت در حال تغییر و تحول است. کسب و کارهایی قادر به تداوم حیات می باشند که بتوانند این تغییرات را مدیریت کنند و همزمان و متناسب با تغییرات و الزامات محیطی، در سازمان خودشان تغییرات لازم و به موقع را ایجاد کنند. همچنین این تغییرات باید از داخل سازمان باشد تا بتواند به رقابت پذیری ختم شود.

عارضه یابی شکاف موجود مابین آن چیزی که هست و آن چه باید باشد را مشخص می کند. این فرآیند منجر به شناسایی علل تاخیرات ایجاد شده در پروژه می شود. مزیت دیگری که این فرآیند ایجاد می کند عبارت از تحلیل دقیق ساختار، اهداف و استراتژی های سازمان و اصلاح آنها در صورت نیاز می شود. سایر نتایج حاصل از عارضه یابی شامل مواردی از قبیل تعیین نقاط ضعف و قوت و اولویت بندی مشکلات، بهبود وضعیت تجهیزات، شناسایی میزان سهم از بازار، بررسی رقبا، ارزیابی میزان بهره وری و سودآوری سازمان، جمع آوری داده های مورد نیاز، بررسی محیط موجود، مشخص کردن روش هایی برای حل مشکلات موجود و جلوگیری از مشکلات مالی سازمان می باشند.

فرآیند و مدل ها

فرآیند کلی عارضه یابی شامل تشکیل تیم، سازماندهی و توسعه تیم، جمع آوری داده ها، تحلیل داده ها، مذاکره و تصمیم گیری در خصوص پروژه های مربوط به بهبود می باشد. تا به امروز مدل های زیادی بمنظور عارضه یابی سازمانی معرفی شده اند و شکل توسعه یافته برخی از آنها بصورت مدل های جوایز و مدل های تعالی می باشند. مراحل مختلف عارضه یابی شامل عارضه یابی فردی، عارضه یابی گروهی، عارضه یابی دقیق و عمیق، عارضه یابی سطحی و سریع و عارضه یابی سازمانی می باشند.

مدل های عارضه یابی شامل لایه اول بررسی و شناخت سریع و سطحی و لایه دوم بررسی و شناخت دقیق و عمیق می باشد. لایه اول شامل دریافت درخواست، جمع آوری داده ها و انجام محاسبات، تحلیل داده های جمع آوری شده و نتایج محاسبات، نتیجه گیری در مورد عملکرد سازمان و در نهایت تصمیم گیری به منظور ارزیابی و درک دقیق تر و بهتر می باشد. همچنین لایه دوم شامل بررسی ماموریت، اهداف بلند مدت و استراتژی شرکت، بررسی ساختار، سیستم اطلاعاتی و فرآیندهای شرکت، تحلیل نتایج حاصل از بررسی ها، تعیین نقاط قوت و ضعف، اولویت بندی چالش ها و مشکلات سازمان، تعیین حوزه های کلیدی بهبود با توجه به اولویت بندی مشکلات و در نهایت تهیه یک گزارش جامع و کامل می باشد.

مدل هایی که تاکنون به منظور عارضه یابی سازمانی ارائه شده اند شامل تجزیه و تحلیل میدان نیرو، مدل لیویت، تحلیل سیستمی لیکرت، مدل شش وجهی ویس بورد، مدل توافقی برای تحلیل سازمان، مدل 7s مکینزی، چارچوب فنی سیاستی فرهنگی تیچی، ارائه برنامه با کارایی بالا، عارضه یابی رفتارهای فردی و جمعی و در نهایت مدل بورک – لیتومن برای عملکرد و تغییر سازمانی می باشند.

روش های تحلیل موجود در سازمان

در حین استفاده از عارضه یابی به عنوان بخشی از فرآیند کلی تحلیل سازمان، علوم رفتاری اهمیت زیادی پیدا می کنند. متداول ترین روش های تحلیل مورد استفاده شامل پرسشنامه، مصاحبه، مشاهده، تحلیل سوابق، بخشنامه ها، گزارشات ارزیابی، تجزیه و تحلیل داده های سازمان، کارگاه شناخت و حل مسئله، سمینارها و نشست های علمی و در نهایت ثبت و بررسی موارد مهم می باشند.

چالش های عارضه یابی

بدلیل اینکه هدف از عارضه یابی شناخت عملکرد سیستمی سازمان است، یک فرآیند مشتارکتی می باشد و باید از رفتارهای یک جانبه پرهیز کرد. همچنین باید توجه داشته که عارضه یابی به دنبال یافتن مقصر نیست. هدف از این پروسه انجام کاوش عمیق در سازمان به منظور توسعه دامنه فعالیت با توجه به عملکرد فعلی و همچنین شناسایی حوزه های دارای پتانسیل تغییر جهت رشد می باشد. در واقع توجه بر فرآیندها است و افراد اهمیت زیادی ندارند.

چالش هایی که در عارضه یابی سازمانی پیش می آیند شامل چالش سیستمی و چالش اخلاقی می باشند. چالش سیستمی زمانی پیش می آید که به بخش های مختلف سازمان به شکل یکسان و متناسب توجه نشود. چالش اخلاقی هم زمانی پیش می آید که فرآیند کلی به سمت انتخاب های شخصی افراد پیش برود. در این حالت مشاور باید مطمئن شود که سیستم مشتری از این فرد بمنظور دستیابی به اهداف و منافع شخصی استفاده نمی کند.

شناخت کلی از سازمان

در ابتدا با دلیل اینکه چرا سازمان شروع به تغییر و تحول کرده است که این نیازمند درک و شناخت درست از سازمان و فعالیت آن است. برای شناخت سازمان ما نیاز به مدل هایی داریم تا بتوانیم به بهترین وجه به شناخت کامل برسیم.

درک درست و صحیحی از کار ها و نشانه هایی از مشلات به وجود آمده در شرکت که تحت عنوان عارضه های سازمان یا حسیاست ها  میشناسیم که فهم عمیق و ریشه یابی آن از اصلی ترین مراحل تغییر و تحول سازمان ها است.

سازمان ها برای بقا به چه چیزی نیاز دارند؟

نکاتی که باید به آن توجه کنیم این است که باید درک درستی از وضع موجود سازمان و شریاطی محیطی آن داشته باشیم و ترسیمی درست و هوشمندانه از اهداف، استراتژی ها و روش های کارآمد برای حل مشلات به وجود آمده است.

در ابتدا باید به جمع آوری پیوسته اطلاعات در مورد کل سیستم سازمان ها و سایر محور های مورد نظر پرداخت. و در این قسمت می تواند به راحتی نقاط قوت و ضعف های موجود در سازمان را تعیین کرد.

در همین فرایند تحول سازمان، اولین فعالیت تیم مشاوره و عقد قرارداد با سازمان، سپس عارضه یابی یا شناخت، در کمک به سازمان در شناخت وضعیت فعلی آن و پیش بینی عوامل موثر در پیشرفت شرکت در نتیجه به این عارضه یابی کمک شایانی می کند.

در نهایت وارد به اجرا در آوردن طراحی برنامه تغییر و تحول سازمان می شوییم و سپس برنامه های تغییر عارضه یابی شده را ارزیابی و نهادینه سازی می کنیم.

معمولا مراحل انجام یک پروژه ی عارضه یابی شده به این ترتیب است:

1. شناخت و درک درست از سازمان
2. پیش بینی های اولیه از نشانه های عوارض موجود در سازمان ها
3. پیش بینی از به وجود امدن عوارض احتمالی در سازمان ها
4. جمع آموری اطلاعات

5. شناخت از تصمیمات مدیران داخلی سازمان ها
6. شناخت محدودیت ها وارزیابی اهداف مدیر سازمان ها
7. شناسایی درست کارفا از مشکل به وجود آمده
8. توافق کارفرما با عنوان مسله و انتظارات آن از فرایند انجام پروژه ی عارضه یابی
9. نوشتن طرح عارضه یابی

مدل های عارضه یابی

برای عارضه یابی مدل ها و ابراز های زیادی وجود دارد که مانند: مدل 7 S مکینزی، مدل عارضه یابی ویس بورد، مدل کارت امتیاز متوازن و…

باید توجه داشت که با توجه به زیاد بودن مدل و ابزار های گوناگون، مدل هایی انتخاب کرد که همه جانبه بتواند سازمان را بررسی کند و سازمان ها را از ابعاد متفاونی مورد آسیب شناسی قرار دهد.

1.مدل 7 S مک کنزی

یکی از مدل های عارضه یابی مدل 7 S  مکینزی است که توسط مشاوران کسب و کار معروف در دنیا، رابرت واترمن و تام پیترز پیاده شد.

هفت اس مشتکل از :

1. ساختار
2. سیستم ها
3. استراتژی
4. کارکنان
5. سبک ها
6. مهارت ها
7. ارزش های مشترک

نظریه موجود در این مدل مبنی بر این است که برای اینکه این سازمان ها موفق عمل بکند؛ باید این هفت مورد را در یک راستا و هدف یکدیگر قرار بگیرند تا در نهایت منجر به توسعه و رشد شرکت بشوند. بنابراین این مدل کمک می کند تا سازمان ها به این درک برسند که چگونه می توانند هم راستا را در بین این هفت مورد ایجاد کرد تا کارایی عمکردشان بهتر بشود.

2. مدل شش بخشی ماروین ویس بورد

این مدل در سال 1976 مطرح شد و هم چنان یکی از بهترین مدل های مورد توجه مشاوران و سازمان ها قرار می گیرد. این مدل روش های تغییر و تحول سازمان را به مشاوران نشان می دهد که برای تشخیص درست مشکلات و مسائل به وجود آمده که کجا باید پیدا کنند و به دنبال چه چیزی هستند.

این مدل دارای 6 بخش مهم است که عبارت اند از:

مدل ماروین ویس بورد

1.اهداف سازمانی

دو عامل موثر در این بخش : 1. شفافیت اهداف 2. توافق بر سر اهداف

2.ساختار سازمانی

چه تناسبی بین اهداف و ساختار سازمان ها وجود دارد؟ ابتدایی ترین مسئله در این باره

3.ارتباطات

در این مورد به ارتباط بین افراد، ارتباط بین واحد های سازمان ها و همچنین ارتباط بین کارکنان با ویژگی هایشان باید توجه کرد.

4.پاداش

در این مورد باید به شناسایی فرض های موجود در مورد کارکنان در خصوص سیستم های پاداش و تنبیه و ارزیابی مشاور برای شباهت ها و تفاوت ها رسمی پاداش در سازمان پرداخت.

5.رهبری

6.فرایند های کارآمد

وظیفه ی یک مشاور این است که تعیین بکند کدام سازو و کارهای اعضا در رسیدن به اهداف یاری می کند و کداک مفید است و کدام مضر؟!

3. مدل کارت امتیاز متوازن

تحقیقات ثابت کرده است که درصد زیادی از شرکت های امریکایی ازین این مدل استفاده می کنند. بیشتر شرکت های مهم آمریکایی، اروپا و آسیا توانستند از این مدل استفاده کنند و بیشترین بهره را نیز ببرند.

در این مدل سازمان را از چهار جنبه بررسی می کند:

1.کارت امتیازی مالی

در جهت شناخت بیشتر وضعیت مالی و عملکرد مالی سازمان

2.کارت امتیازی مشتری

در این منظر عملکرد سازمان را از دیدگاه مشتری و سهامداران مورد بررسی قرار می دهد.

3.کارت امتیازی فرایند های داخلی

4.کارت امتیازی رشد، یادگیری

سخن پایانی

مطالب ارائه شده در اینجا یک مبنا و پایه ای به منظور آشنایی با فرآیند عارضه یابی می باشد که در حین نیاز باید در شرکت خودتان انجام دهید. طبیعی است که بررسی منظم سازمان منجر به پیشگیری از بروز مشکلات پیچیده می شود. همچنان نکات زیادی در این حوزه وجود دارد که باید با آنها آشنا شوید. تیم متیس بر اساس تحلیل و عارضه یابی این پتانسیل را دارد که در فرآیند بهبود عملکرد و توسعه سازمانتان راه حل های عملی طراحی و در اختیارتان قرار دهد. پس قبل از مواجه شدن با هر مشکل جدی با ما تماس بگیرید.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد سازمان ها میتوانید مقالات زیر را نیز مطالعه بفرمایید:

ساختار سازمانی چیست و انواع آن کدام اند؟ (بخش اول)

ساختار سازمانی چیست و انواع آن کدام اند؟ (بخش دوم)

اصلاح ساختار سازمان و روند ها

برنامه ریزی استراتژیک بلند مدت

تدوین برنامه و بودجه سالانه و داشبورد مدیریتی BI

تفاوت برنامه ریزی بودجه سالانه عملیاتی با برنامه استراتژیک

برای دریافت جلسه مشاوره حضوری رایگان تماس بگیرید