طرح ریزی ساختار سازمان و عوامل موثر بر آن

ساختار سازمانی چهارچوب روابط حاکم بر مشاغل، سيستم ها و فرایندهای عملياتی و افراد و گروه هایی است که برای دستیابی به هدف تلاش می کنند. طرح ریزی ساختار سازمانی مجموعه راه هایی است که کار را به وظایف مشخص تقسيم می کند و میان آنها هماهنگی ایجاد می کند. ساختار، توزیع قدرت در سازمان را نشان می‌دهد و صرفاً یک ساز و کار هماهنگی نیست بلکه فرایند سازمانی را تحت تأثیر قرار می‌دهد.

ساختار سازمانی به الگوهای روابط درونی سازمان  دلالت دارد و ضوابط گزارش‌دهی کانالهای ارتباط رسمی، تعیین مسئولیت و تفویض در اختیار تصمیم گیری را مشخص می‌سازد. به وسیله ساختار سازمانی عملیات و فعالیت‌های داخل سازمان آرایش می یابد و خطوط مسئولیت و اختیار مشخص می‌شود.

مفهوم ساختار سازمانی

اگرچه مفهوم ساختار سازمانی یک حقیقت است و بر همه اعضای سازمان اثر می‌گذارد و همه به نوعی با آن سر و کار دارند، ولی کم و بیش مفهومی انتزاعی است. مبنای ساختار نقش های افراد در سازمان است و الگوی روابط میان نقش ها ساختار سازمانی را شکل میدهد. بنابراین، ساختار را می‌توان انتظارات موجود از هر نقش و ارتباط میان آنها دانست. این نقش ها اغلب به وسیله شرح پست‌ها و شرح شغل ها و اسناد مکتوب که حوزه مسئولیت و دامنه فعالیت شغلی را مشخص می‌کنند، جنبه قانونی می یابد.

رابطه میان ساختار سازمانی و نمودار سازمانی

بین ساختار سازمانی و نمودار سازمانی تفاوت وجود دارد. ساختار سازمانی که مفهوم کلی تری است به وسیله نمودار سازمانی نشان داده می‌شود. در نمودار سازمانی روابط اختیار کانالهای ارتباط رسمی ، گروه های کاری رسمی و خطوط رسمی پاسخگویی مشخص است. بنابراین، می‌توان گفت ساختار، آیینه تمام نمای قواعد، مقررات، رویه‌ها، استانداردها، جایگاه تصمیم‌گیری، نحوه ارتباطات، تفکیک بخش ها، مشاغل و تلفیق آن ها و سلسله مراتب اختیارات است.

ساختار مفهوم نسبتاً ساده و ملموس است و به شکل نمودار سازمانی نمایان می‌شود که یک نماد قابل رویت از کل فعالیت ها، شیوه های ارتباطی و فرآیندهای سازمانی است. پس می‌توان اینگونه استدلال کرد که نمودار سازمانی خلاصه و تجریدی از واقعیت ساختار سازمانی است.

طراحی ساختار سازمانی:

طرح سازمان به نحوه ساخت و تغییر ساختار برای تحقق اهداف سازمانی اشاره می‌کند. تغییر دادن یک سازمان شبیه ساختن یا تغییر نقشه یک ساختمان نیست. اگرچه هر دو با یک هدف نهایی آغاز می‌شود و سپس طراح برای تحقق آن هدف، نقش‌هایی تدارک می‌بیند. در بنا نمودن یک ساختمان طرح مورد نظر یک نقشه ساختمانی دقیق بوده که بر اساس آن ساختمان بنا نهاده می‌شود ولی در ساختن یک سازمان آنچه مورد استفاده قرار می‌گیرد نقش یا سند مشابهی است که نمودار سازمانی نام دارد.

عوامل موثر بر طرح ریزی سازمانی:

برای طراحی ساختار سازمانی باید دو دسته عوامل زیر را در نظر گرفت و آنها را با استفاده از روش‌های مختلف بررسی و تحلیل نمود. در این طراحی از روش‌های گوناگون جمع آوری اطلاعات مانند پرسشنامه مصاحبه و غیره، باید استفاده کرد و همچنین نمودار های مناسبی از داده های خام را برای تحلیل اطلاعات مرتب تهیه کرد.

• ابعاد ساختاری
• ابعاد محتوایی

الف_بررسی ابعاد ساختاری

• پیچیدگی
• رسمیت
• تمرکز
• تخصص گرایی
• نسبت های پرسنلی
• تحلیل ابعاد ساختاری

ب_سنجش و اندازه گیری ابعاد محتوایی

• استراتژی
• محیط
• تکنولوژی
• دوره عمر سازمان
• فرهنگ سازمانی

بررسی و مطالعه در مورد عوامل موثر فوق نیاز به تجربه کافی و لازم دارد. به عنوان مثال در بررسی آیتم پیچیدگی، شما باید فاکتور تفکیک افقی، تفکیک عمودی و حیطه کنترل را با متدهای معمول مورد تحلیل قرار دهید. پس از تحلیل عوامل موثر در طرح نمودار سازمانی با توجه به سطح و میزانی که به هر کدام از عوامل فوق در یک سازمان اختصاص داده می‌شود، نمودارهای سازمانی مختلفی برای آن سازمان توصیه می گردد.

ج_ عوامل راهبردی:

مشاوره با متخصصان خارجی، حمایت مدیریت عالی، کمیته راهبری، برنامه مدیریت تغییر، آموزش آینده نگری و برنامه ریزی، توسعه و آزمون نرم افزار، فرهنگ سازمانی

د_ نظام کسب و کار فناوری، ارتباطات، مهندسی مجدد، قهرمان طرح، تعهد، گروه کاری و هماهنگی

ه_انتخاب مناسب:

نسخه مناسب، مشارکت کارکنان، انتخاب نرم افزار، مدیریت طرح

ی_نظارت:

نظارت و بازخور، همکاری فروشنده با سازمان، ارزیابی عملکرد، صحت داده ای.

ویژگی ها و خصوصیات سیستماتیک ساختار سازمانی

ساختار را در تعریفی دیگر به عنوان یکی از اجزای سازمان که از عناصر پیچیدگی، رسمیت و تمرکز تشکیل شده است، تعریف می‌کنند.

 پیچیدگی

 پیچیدگی حدود تفکیک درون سازمان را نشان می‌دهد، یعنی چه مقدار فعالیت‌های سازمان و فرایندهای آن از یکدیگر تفکیک شده و متمایز می باشند. همچنین سطح پیچیدگی، میزان تخصص گرایی ،تقسیم کار و تعداد سطوح در سلسله مراتب سازمان را نشان می‌دهد.

رسمیت

 سطحی که یک سازمان برای جهت دهی رفتار کارکنانش به قوانین مقررات و رویه ها متکی است، رسمیت نام دارد .این بدان معنا می باشد که انجام فعالیت‌های کاری به صورت دقیق و جزئی به وسیله دستورالعمل های تدوین شده انجام می‌گیرد یا اینکه  روش کاری مکتوب و مدرنی وجود نداشته و نیروهای جدید به صورت شفاهی و با آموزش‌های حین کار یاد می‌گیرند که وظایف خود را به چه صورت و شیوه‌ای انجام دهند.

برخی از سازمان‌ها از این خطوط راهنما حداقل استفاده را می‌کنند، در حالی که برخی شرکت‌ها با اینکه کوچک هستند ولی از قوانین و مقررات متعددی بهره می‌جویند تا به کارکنان خود آموزش دهند که چه کاری را انجام داده و چه کاری را انجام ندهند.

تمرکز

 تمرکز به جایی که اختیار تصمیم گیری در آنجا متمرکز است اشاره دارد. در برخی سازمان‌ها تصمیم‌گیری به شدت متمرکز است، در این سازمان‌ها مسائل و مشکلات به بالای هرم سازمانی منتقل شده و مدیران ارشد، اقدام مناسب برای حل آنها را برمی‌گزینند و دستورات لازم را صادر کرده یا توصیه های ضروری را گوشزد می نمایند. نقطه مقابل تصمیم گیری متمرکز تصمیم‌گیری به صورت عدم تمرکز است. در این حالت اختیار تصمیم گیری به صورت نا متمرکز بوده و در بین سطوح پایین سلسله مراتب سازمانی پراکنده شده است.

تشخیص این مورد که پیچیدگی و رسمیت سازمان ممکن است حالت متمرکز به خود بگیرد و یا روی به عدم تمرکز آورد، از اهمیت زیادی برخوردار است. معمولاً تمرکز و عدم تمرکز را روی یک طیف و پیوستار نشان می‌دهند که یک طرف آن تمرکز و طرف دیگر آن عدم تمرکز قرار دارد. جایگاه سازمان روی این پیوستار یکی از عوامل اصلی تعیین کننده نوع ساختار سازمانی است.

علاوه بر عوامل سیستماتیک فوق، پارامترهای دیگری نیز در طراحی ساختار سازمانی دخیل می باشند که به شرح زیر هستند:

• تعداد پرسنل شرکت
• نوع فعالیت سازمان و محصولات تولیدی آن
• پیچیدگی یا سادگی کار ها
• اقتصاد کلان شرکت
• نوع و میزان اقلام ورودی و خدمات برون‌سپاری شده
• نوع فروش و ویژگی های مشتریان
• استراتژی های راهبردی سازمان
• حساسیت محصول تولیدی
• حجم و مقدار کارها و فعالیت‌ها
• متمرکز بودن جغرافیای سایت‌های تولیدی و مراکز اداری.
• بزرگی و کوچکی سازمان
• سطح دانش و مهارت پرسنل